Cómo maximizar los beneficios de tu coworking: Guía 2024

El coworking sigue siendo una tendencia en alza, especialmente en 2024, cuando la demanda de espacios de trabajo flexibles ha alcanzado nuevos niveles. Con el aumento del trabajo remoto y la evolución hacia modelos laborales híbridos, los espacios de coworking se han consolidado como una solución viable para empresas y freelancers que buscan flexibilidad, comunidad y costes más bajos.

No obstante, la Encuesta Global de Coworking 2023 realizada por Deskmag, con la colaboración de por Nexudus & Yardi Kube, concluyó que solo el 46% de los espacios de coworking fueron rentables. Esto pone de manifiesto la necesidad de identificar medidas que permitan mejorar los beneficios.

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Este artículo explora diversas estrategias para aumentar las ganancias en los espacios de coworking en 2024, desde la optimización del uso del espacio hasta la diversificación de las fuentes de ingresos, pasando por la mejora de la experiencia del cliente y la implementación de tecnologías avanzadas.

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Incrementa los ingresos y reduce los costes de tu coworking

Las tendencias de 2024 para los coworkings indican un enfoque creciente en la sostenibilidad, la personalización de servicios y la integración tecnológica. Además, los espacios de trabajo están evolucionando hacia modelos más inclusivos y colaborativos.

Estos factores no solo generan diferenciación, sino que, si se utilizan de forma correcta, pueden añadir eficiencia empresarial y ahorro de costes que se verá reflejado en la rentabilidad de los espacios de trabajo compartidos.

A continuación, te compartimos las tácticas que puedes aplicar en tu coworking para mantener la retención de clientes, aumentar los ingresos, reducir costes, incrementar la productividad y, en definitiva, maximizar tus beneficios:

‍1. Optimiza el uso del espacio en oficinas compartidas

Un diseño eficiente y adaptable es clave para maximizar el uso del espacio. Considera la incorporación de áreas multifuncionales que puedan transformarse según las necesidades del día. Ofrecer soluciones de coworking flexibles, como escritorios rotativos y oficinas temporales, permite a los clientes elegir lo que mejor se adapte a sus necesidades, lo que no solo mejora la tasa de ocupación, sino que también incrementa la rentabilidad sin necesidad de ampliar el espacio físico.‍

2. Diversifica las fuentes de ingresos de tu coworking

a) Servicios adicionales y amenities

Ofrecer servicios adicionales, como cafeterías, salas de reuniones premium o servicios de impresión, no solo genera ingresos adicionales, sino que también mejora la experiencia de los miembros. Estos servicios pueden ser un valor añadido que justifique tarifas más altas y fidelice a los clientes.

b) Organización de eventos y talleres

Los eventos y talleres son una excelente forma de atraer a nuevos miembros y generar ingresos extra. Asociarte con expertos locales para ofrecer una programación regular no solo diversifica tus fuentes de ingresos, sino que también fortalece la comunidad en tu coworking.

c) Colaboración con negocios locales

Establecer asociaciones con negocios locales, como cafeterías o gimnasios, puede ofrecer a tus miembros descuentos o beneficios exclusivos, mientras generas una nueva fuente de ingresos a través de comisiones o acuerdos de colaboración. Esto no solo mejora la satisfacción, sino que también incrementa tu red de contactos y posibles clientes.

d) Ofrecer paquetes y membresías escalonadas

Ofrecer diferentes niveles de membresía con beneficios adicionales para los miembros premium es una estrategia efectiva para maximizar los ingresos. Al ofrecer opciones escalonadas, puedes atraer a un público más diverso, desde freelancers hasta empresas más grandes, adaptando tus servicios a sus necesidades específicas.

3. Medidas de reducción de costes operativos en un coworking

Para tomar decisiones inteligentes, es esencial conocer los números de tu coworking. No solo es importante saber cuántas personas utilizan tu espacio y cuánto pagan, sino también tener claro cuáles son tus costes. Aquí es donde entran en juego los datos. Si conoces las cifras, podrás detectar problemas y encontrar formas de mejorar la rentabilidad.

a) Eficiencia energética y sostenibilidad en coworkings

Implementar prácticas sostenibles y de eficiencia energética puede reducir costes a largo plazo y atraer a miembros que valoren la sostenibilidad. Tecnologías como sistemas de iluminación LED y termostatos inteligentes pueden optimizar el uso de energía, mientras que la instalación de paneles solares fomenta el uso de energías renovables, lo que puede traducirse en un ahorro significativo en las facturas de servicios.

b) Gestión inteligente de suministros básicos en oficinas compartidas

La gestión eficiente de los recursos, como el agua y la electricidad, es clave para mantener bajos los costes operativos. Soluciones como la que ofrecemos en Polaroo permiten la automatización del proceso de recopilación de facturas y la monitorización del consumo energético y de agua, lo que te permite detectar oportunidades de ahorro y mejorar la eficiencia operativa.

Esto no solo mejora la eficiencia, sino que además permite monitorizar la evolución del consumo energético, del consumo de agua y hacer seguimiento a los costes de servicios de uso recurrentes como el internet, seguros, llaves inteligentes, etc.

c) Negociación con proveedores

Negociar mejores términos con proveedores puede reducir los costes fijos y mejorar los márgenes de beneficio. Informarte sobre el mercado energético o contar con un equipo experto en la materia puede ofrecerte oportunidades de ahorro de hasta un 40% en las facturas eléctricas, lo que impacta directamente en la rentabilidad.

d) Outsourcing y automatización

El outsourcing de ciertas funciones, como la limpieza o la administración de suministros, u otras actividades operativas, junto con la automatización de tareas repetitivas, libera tiempo y recursos para enfocarte en el crecimiento del negocio. 

Delegar la gestión de suministros como luz, agua, internet, telecomunicaciones, seguros, etc. a través de herramientas de gestión, como con el software de Polaroo, aumenta la productividad de tu equipo, permitiéndote concentrarte en estrategias que generen ingresos.

4. Aprovecha la tecnología para impulsar tu coworking

La automatización y la inteligencia artificial están transformando las operaciones de coworking, creando experiencias de usuario sin fricciones y optimizando el gasto. La integración de tecnología inteligente está dando forma al panorama del coworking y ofrece una visión del futuro del trabajo.

a) Soluciones de oficinas inteligentes

Las oficinas inteligentes, equipadas con tecnología avanzada como IoT y sistemas de gestión automatizados, mejoran significativamente la eficiencia operativa. Al automatizar tareas como el control de iluminación, climatización y acceso, no solo reduces el consumo de energía, sino que también minimizas el desgaste de los equipos y reduces los costes de mantenimiento. 

b) CRM y Sistemas de gestión de miembros

Un sistema CRM eficiente permite gestionar la relación con los miembros, lo que se traduce en una mejor retención y satisfacción. Estos sistemas facilitan la personalización de comunicaciones y ofertas, lo que puede incrementar los ingresos al identificar y explotar nuevas oportunidades de ventas o servicios adicionales. Además, automatizar la gestión de membresías y pagos reduce la carga administrativa y el riesgo de errores, ahorrando tiempo y costes operativos.

c) Análisis de datos para la toma de decisiones

El uso de análisis de datos te permite tomar decisiones informadas basadas en patrones de uso y las necesidades que vayan surgiendo a los clientes. Puedes optimizar la asignación de recursos, ajustar horarios y tarifas, y mejorar la eficiencia en general. Esto reduce el desperdicio de recursos, además de mejorar la satisfacción de los clientes. 

d) Maximización de la tasa de ocupación

La ocupación es un factor crítico para la rentabilidad de cualquier espacio de coworking. Implementar un sistema de reservas dinámico y ofrecer horarios extendidos puede ayudar a maximizar la ocupación en diferentes momentos del día. Esto asegura una mayor utilización del espacio, incrementando los ingresos sin necesidad de expandir físicamente las instalaciones.

5. Mejora de la experiencia de los miembros de tu coworking

La mejora de la experiencia de cada miembro, puede incrementar significativamente la rentabilidad de un coworking al optimizar tanto los costes como los ingresos. 

a) Construcción de una comunidad

Fomentar un sentido de comunidad aumenta la satisfacción y lealtad de los miembros, y también puede reducir costes de marketing. Cuando los miembros se sienten conectados y valorados, es más probable que permanezcan en el espacio y recomienden el coworking a otros, lo que reduce la necesidad de invertir grandes sumas en publicidad para atraer nuevos clientes. Además, las actividades regulares pueden realizarse con bajo coste, aprovechando recursos internos o colaboraciones con los propios miembros.

b) Retroalimentación continua y mejora

 Un sistema de retroalimentación continua te permite identificar rápidamente áreas donde puedes mejorar sin incurrir en grandes gastos. Al actuar sobre las sugerencias y preocupaciones de los miembros, puedes evitar problemas costosos y mejorar los servicios de manera eficiente, lo que a su vez incrementa la retención de clientes y reduce la necesidad de atraer constantemente nuevos miembros para reemplazar a los que se van.

c) Soporte y compromiso al cliente

Un equipo de soporte proactivo no solo mejora la satisfacción de los miembros, sino que también puede reducir costes operativos a largo plazo. Al resolver problemas rápidamente y de manera eficiente, minimizas interrupciones en el uso del espacio y evitas que pequeñas quejas se conviertan en costosos conflictos. Además, un alto nivel de compromiso del cliente mejora la retención de ocupación, lo que incrementa los ingresos recurrentes y reduce el gasto en la adquisición de nuevos usuarios.

El mundo del coworking está en constante evolución. Lo que funciona hoy podría no ser igual de efectivo mañana, por lo que es crucial mantener una mentalidad curiosa, estar dispuesto a probar nuevas ideas y aprender continuamente de otros en la industria. La flexibilidad y la apertura a nuevas estrategias son claves para convertir tu espacio de coworking en un negocio próspero.

En resumen, las estrategias clave para aumentar las ganancias en coworking incluyen la optimización del uso del espacio, la diversificación de los ingresos y la mejora de la experiencia de los miembros que ocupan el espacio. Aplicando estas estrategias, además de incrementar tus ganancias, también posicionarás tu espacio de coworking como un líder en la industria.

No olvides que contar con las herramientas tecnológicas adecuadas puede marcar una gran diferencia en tus ingresos. Automatizar tareas y obtener información valiosa puede ahorrarte tiempo y recursos. Si deseas explorar cómo Polaroo puede ayudarte a ahorrar dinero, mejorar la eficiencia y reducir cientos de horas de trabajo operativo, te invitamos a reservar una demostración con uno de nuestros expertos.