Administración de gastos y finanzas de un coliving

Con años de recorrido en otros países, el modelo residencial en el que se comparten espacios de ocio y se fomenta el ‘networking’ entre residentes, atrae cada vez más a empresarios de diferentes lugares de España.

En este sector, en el que se alquilan forma provisional habitaciones, espacios de trabajo y, en definitiva, espacios para convivir, cada persona que alquila estos espacios hace un determinado gasto de los suministros necesarios. Y, con todas las personas que pueden pasar por el coliving a lo largo del tiempo, llevar un control de qué persona utilizó, qué suministro y por cuánto tiempo, se vuelve bastante difícil. 

Hasta ahora. Porque ya existe una solución que te permite agilizar la gestión de control de gastos de tu coliving. ¡Y en este artículo voy a contártela! 

Qué gastos fijos tiene un coliving

En un coliving, hay dos opciones: 

• Opción A: que el “inquilino” pague una cuota cerrada en función de los días que habite el coliving.

¿Cuál es la consecuencia?

Mientras tú como empresari@ cobras a tus clientes una cuota estable, tienes que pagar diferentes cantidades por esos suministros. Y eso supone un descontrol en tus finanzas porque, lo que tú pagas, no se corresponde con lo que tú recibes. 

• Opción B: Que el “inquilino” pague una cuota cerrada por habitar el coliving y, además, se le cobre el gasto proporcional en suministros a sus días de estancia”. 

¿Cuál es la consecuencia? 

Tener que separar suministro por suministro el periodo de tiempo que ha sido utilizado por según qué cliente para cobrarle la parte proporcional. Y si lo has hecho en más de una ocasión sabrás que es una GRAN PÉRDIDA DE TIEMPO. 

Antes de pasar al siguiente punto, quiero aclararte a qué me refiero cuando te hablo de “suministros que puede llegar a gestionar tu coliving”, hablo de:

• Electricidad 
• Gas
• Internet
• Luz 
• Seguros 
• Agua 
• Teléfono 

Cómo gestionar los gastos de un coliving

Polaroo te ayuda a gestionar los gastos de tu coliving poniendo solución a 4 de tus grandes problemas administrativos: 

1. El primer gran problema: ¿Cómo puedes llevar un control riguroso de tu consumo y gastos en suministros?

Con una plataforma desde la que puedes tener un control de tus inmuebles, descargar por separado las facturas de suministros correspondientes a cada uno de ellos, visualizar gráficas e informes que te permiten analizar cuánto has gastado cada mes, en qué momento del mes se produjo este gasto, etc. 

Esta es la plataforma. 

2. El segundo gran problema: Perder horas al teléfono para solucionar incidencias derivadas de todos tus suministros. 

Si una casa con 5 suministros supone tener incidencias con los mismos, ¿cuántas incidencias o gestiones tienes que hacer cada poco tiempo teniendo uno o varios colivings? ¡Infinitas! 

¿Cuánto beneficio supone para tu negocio o coliving hacer estas gestiones? ¡Cero! Por lo que con dos simples preguntas nos queda claro que no es el foco de tu negocio y perder el tiempo en este tipo de tareas, no solo te hace perder el tiempo, sino de cierta manera también te hace perder beneficios, por no invertir tu tiempo en tareas que sí son el core de tu negocio. 

Por eso Polaroo te facilita un gestor propio que hace por ti todas las gestiones, está en contacto con tu departamento de contabilidad si lo tienes o contigo directamente, y a quien puedes pedirle gestiones de todo tipo: 

• ¿Has comprado o alquilado un nuevo inmueble y tienes que dar de alta todos los suministros? Tu gestor de Polaroo lo hace por ti
• ¿Has tenido un corte en alguno de tus suministros y no sabes por qué ha podido suceder? Tu gestor de Polaroo se encarga de hablar con el proveedor, identificar el problema y solucionarlo.
• ¿Te ha llegado una factura errónea en alguno de tus suministros? Tu gestor de Polaroo llama a la compañía y busca la forma de corregir la incidencia.

Y así un largo etcétera de problemas que pueden surgir con tus suministros y que tu gestor de Polaroo soluciona sin que tú tengas que hacer nada. 

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3. Tercer gran problema: pagar diferentes cantidades de dinero por tus suministros cuando los inquilinos te pagan una cuota fija o no saber cuánto cobrar a tus inquilinos.

¡Abre bien los ojos que esto es muy interesante y te va a facilitar infinitamente la vida! 

Retomemos el caso 1 del que te he hablado anteriormente: “Que el “inquilino” pague una cuota cerrada en función de los días que habite el coliving”.

Tú cobras a tus clientes una cuota por permanecer en tu coliving un determinado tiempo. Pongamos que por una semana tienen que pagar 500€. Pagan esa cantidad por la estancia, pero también por todos los gastos en los que hacen uso: la luz, el agua, el gas, etc. 

Bien, durante ese mes vas a pagar todos los suministros que tienes activos, pero no sabrás cuánto dinero supondrán hasta que no te llegue la factura. Podrá ser más o menos que el mes que pasado y desde luego no es una cantidad cerrada, como si te han pagado tus clientes durante ese mes. Además, hay algunas facturas que llegan cada dos meses.

Ahora, aquí va mi pregunta. ¿Y si tú también pudieras pagar una cantidad fija por esos suministros, igual que recibes una cantidad cerrada de tus clientes? ¡Pues eso es lo que hace posible Polaroo! 

Polaroo calcula por ti y te permite pagar una cuota fija estable por todos tus suministros, en la que puedes incluir aquellos que tú quieras: luz, gas, agua, internet, teléfono, electricidad, seguros… E igual que recibes una cantidad cerrada de tus clientes, pagarás una cantidad cerrada por tus suministros, sabiendo siempre qué cantidad será.

Ahora pongamos que tu coliving se corresponde con el segundo caso: “Tus inquilinos pagan una cuota cerrada por habitar el coliving y, además, les cobras el gasto proporcional en suministros a sus días de estancia”. 

Bien, esto hacerlo tú sol@ y de forma manual es una gran pérdida de tiempo. Gracias a usar nuestra plataforma podrás filtrar por cada piso y saber cuánto han gastado en ese periodo de tiempo para tener claro cuánto debes cobrarles por cada estancia. 

4. Cuarto gran problema: No conocer si podrías pagar menos por los suministros que tienes dados de alta. 

Esto es otro de los problemas que tienen los colivings y muchas empresas: no tienen tiempo para corroborar si podrían pagar menos dinero por los suministros que tienen activos y, en consecuencia, pagan más de lo que deberían por la electricidad, el gas, el internet... ¿Te pasa a ti también?

Sabemos perfectamente que las compañías de suministros sacan ofertas puntuales que te dan la posibilidad de pagar menos dinero por un suministro concreto, en un determinado momento pero (también sabrás queee…) esto no dura para siempre. Por ello hay que estar encima de las tarifas y los proveedores y de los cambios que aplican a sus precios, para así garantizar que pagas lo justo por tus suministros. 

Esto es un auténtico aburrimiento, lo sabes y lo sabemos. Por eso en Polaroo revisamos periódicamente tus suministros y te ofrecemos tarifas de diferentes proveedores que encajan con tus necesidades, para garantizar que siempre pagas lo justo y necesario.

¿Qué tienes que hacer tú? Solo mandarnos una factura reciente para que analicemos tus condiciones actuales y te propongamos los proveedores y compañías que se adapten a tus necesidades, para que elijas la que más te encaje. 

“¿Y si no me encaja ninguna?” No pasa nada, te quedas con la compañía que estás y sigues pagando lo que ya pagas.

“¿Y si me encaja alguna, ¿quién hace el cambio?” Tu gestor. Tú simplemente tendrás que decirle cuál de todas las opciones que él te ha buscado es la que más te encaja y él o ella se encarga de todas las gestiones para hacer efectivo el cambio. 

Qué tareas debo delegar si tengo un coliving

Gracias a este servicio podrás hacer foco en las tareas que sí son la parte importante de tu negocio y dedicar tiempo en aquellas que no lo son como: 

1. El descontrol de consumo y gastos en suministros
2. Perder horas al teléfono para solucionar incidencias derivadas de todos tus suministros. 
3. Pagar diferentes cantidades de dinero por tus suministros cuando tú recibes una cantidad cerrada o no saber cuánto cobrar a tus inquilinos.
4. No conocer si podrías pagar menos por los suministros que tienes dados de alta. 

¿Qué tienes que hacer para empezar? Haz clic aquí y nos pondremos en contacto contigo para que puedas probar el servicio gratis.