Cómo simplificar la gestión de suministros en Flexliving: Guía esencial para operadores

Antes de empezar…

¿Qué es el Flexliving y por qué es tendencia?

Flexliving combina lo mejor del alquiler tradicional y el alojamiento temporal, ofreciendo viviendas completamente equipadas, con servicios incluidos, por periodos flexibles. Es el "Netflix" del alojamiento urbano: pagas por lo que necesitas, el tiempo que quieras.

La creciente demanda de alojamientos híbridos —conocidos como flexliving— está revolucionando el mercado inmobiliario en España. Este innovador modelo resulta especialmente atractivo para nómadas digitales, estudiantes, profesionales desplazados y personas en transición, quienes buscan estancias cómodas y una gestión eficiente. 

Según Innomads Proptech Hub, la inversión en el sector Flex Living en España alcanzó los 974 millones de euros solo hasta el tercer trimestre de 2024, lo que representa el 39% del total transaccionado en el sector Living. Además, el 70% de las camas de flexliving se concentran en ciudades como Madrid y Barcelona, mientras que Málaga, Valencia y Bilbao están ganando relevancia en este ámbito.

La gestión de suministros en el modelo Flexliving

A diferencia del alquiler turístico tradicional, donde la rotación es más rápida, en el flexliving la continuidad y la calidad del servicio son cruciales. Inquilinos que se quedan durante semanas o meses esperan un entorno con servicios estables, sin interrupciones ni sorpresas en la facturación.

Dentro de la operativa de un Flexliving, la gestión de suministros es una de esas tareas que nadie quiere hacer, pero que todo el mundo necesita. Cuando la flexibilidad y la experiencia del inquilino lo son todo, controlar los suministros de forma eficiente puede marcar la diferencia entre el caos operativo o el éxito rotundo.

Y es que los suministros no dan problemas... hasta que dan problemas. Un recibo mal gestionado, un corte inesperado o una alta que tarda semanas puede desencadenar una cadena de quejas, penalizaciones y hasta reseñas negativas.

Para evitar esto, el flexliving requiere una administración digitalizada capaz de coordinar múltiples proveedores de servicios esenciales, como electricidad, gas, agua, internet y telefonía, en diversas propiedades.

La gestión descentralizada de suministros puede derivar en errores, costes elevados, incidencias operativas y, en última instancia, una mala experiencia de usuario. Además, la falta de visibilidad sobre los consumos y contratos activos, complica la toma de decisiones y puede afectar negativamente la rentabilidad del operador.

Principales retos en la gestión de suministros

Entre los mayores desafíos al gestionar los servicios de un flexliving se encuentran la fragmentación de proveedores, la dificultad para repartir costes entre múltiples inquilinos, y la falta de control sobre los consumos. Además, la rotación frecuente en las estancias flexibles complica aún más la trazabilidad de pagos y servicios activos.

Operaciones manuales

‍Uno de los problemas más comunes es la falta de automatización. Muchos operadores aún dependen de hojas de cálculo, llamadas telefónicas o correos para gestionar incidencias.

Facturación compleja y poco clara

‍Las compañías suministradoras no se caracterizan por su claridad. Cada factura es un jeroglífico, y cuando se gestionan decenas o cientos de propiedades, el tiempo invertido se multiplica.

Dificultad para conseguir los datos

‍Adaptar tarifas a distintos modelos de uso, como estancias por días, semanas o meses. Sin una solución inteligente, todo se convierte en una montaña de tareas manuales.

Además, la variabilidad del consumo complica el reparto de costes. A esto se suma la rotación frecuente de inquilinos, que hace más difícil seguir el hilo de pagos y consumos.

Cambios de titularidad

‍Entre check-ins y check-outs, cada nuevo inquilino debería implicar una revisión de contratos. Pero esto, en la práctica, es lento y tedioso.

Altas, bajas y cambios de contrato‍

Dar de alta un suministro en un nuevo piso puede tardar semanas. ¿Y si mientras tanto entra un inquilino? Malas noticias.

Múltiples proveedores, múltiples problemas

Cada suministro es un mundo. Agua con uno, luz con otro, internet con tres. La gestión se vuelve un caos.

Estos obstáculos generan un desgaste operativo innecesario y pueden dañar la relación con los usuarios si no se gestionan de forma profesional.

Buenas prácticas para gestionar suministros en Flexliving

Para afrontar estos desafíos, los operadores de Flexliving se vuelven cada vez más tecnificados, y aquellos que mejor se adaptan y destacan en el sector son los que aplican estrategias como:

1. Implementación de sistemas centralizados

Un paso esencial para operar con eficiencia es contar con un sistema centralizado que integre todos los aspectos de la gestión de suministros. Esto permite controlar consumos, contratos, facturación y estados de servicio desde una única plataforma, evitando el caos administrativo y las gestiones manuales dispersas.

2. Automatización de procesos

Automatizar tareas como la activación o cancelación de suministros, seguimiento de facturas o alertas de incidencias ahorra tiempo y reduce errores humanos. Además, libera recursos que pueden destinarse a mejorar la experiencia del usuario o escalar el negocio.

3. Sincronización de datos 

Cuando los suministros no están bien definidos, surgen tensiones. ¿Quién paga qué? ¿Quién se responsabiliza si hay un sobrecoste? Estas preguntas se deben resolver con acuerdos claros y tecnología que dé visibilidad a todos los implicados.

Además, tener acceso a datos actualizados de consumo y facturación es clave para detectar ineficiencias, detectar picos de consumo o anticiparse a posibles incidencias. Garantizar que la información clave esté actualizada y disponible mejora la toma de decisiones y la eficiencia operativa.

4. Comunicación transparente con proveedores

La gestión de múltiples proveedores en diversos activos inmobiliarios de flexliving puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza. Para evitar inconvenientes, es fundamental implementar una comunicación clara y constante. Contar con apoyo centralizado, facilita la resolución de incidencias y garantiza un trato profesional, eliminando la dependencia de interminables llamadas al servicio de atención al cliente.

Polaroo: Gestión inteligente de suministros para flexliving

Aquí es donde entran en juego herramientas como Polaroo, una solución que combina tecnología y un equipo de expertos para centralizar, automatizar y optimizar la gestión de suministros para propiedades con múltiples ocupantes o estancias rotativas.

¿Qué ofrece Polaroo?

• Agrupa todos los suministros en una sola factura: Centraliza y digitaliza tus facturas, de modo que puedas gestionar todos los servicios vinculados a todas las propiedades. 

Esto reduce la carga administrativa y facilita el análisis financiero.

• Digitaliza los datos de las facturas y divide los costes entre varios inquilinos: Una de las funcionalidades estrella de Polaroo es la división automática de costes. Puedes configurar la división según el número de inquilinos o según criterios personalizados que se adapten a las cláusulas del contrato. Así, sabes con exactitud cuánto debe pagar cada uno o si corresponde devolver alguna parte del dinero.

Esto aporta una transparencia total en la relación operador-inquilino y elimina posibles malentendidos o reclamaciones.

• Monitoriza costes y consumos: Polaroo ofrece herramientas visuales para controlar el consumo y los costes de todos los suministros: energía, agua, gas, internet… Incluso cuenta con alertas en caso de anomalías o desviaciones respecto al patrón habitual.

Esto permite anticipar problemas, detectar fugas, estimar costes futuros y mantener un flujo de caja predecible y saludable.

• Evaluación periódica de tarifas y contratos: Además de la tecnología, Polaroo pone a tu disposición un equipo de expertos que revisa regularmente los contratos y tarifas contratadas. Analizan el perfil de consumo de cada propiedad para buscar mejores opciones que permitan maximizar el ahorro sin comprometer la calidad del servicio.

Esto garantiza que siempre estés operando bajo las condiciones más competitivas del mercado.

• Gestión de incidencias y operaciones: La propuesta de valor de Polaroo no se limita al control financiero. También se encargan de todas las gestiones operativas con los proveedores de suministros: altas, bajas, reclamaciones, cambios de titularidad, entre otros.

De esta manera, los operadores pueden olvidarse de tareas repetitivas y centrarse en ofrecer una mejor experiencia al inquilino.

‍Conclusión

El modelo flexliving exige una gestión moderna, proactiva y digital. La coordinación de suministros no debe ser un obstáculo, sino una palanca de eficiencia y diferenciación. Gracias a soluciones como Polaroo, los operadores pueden transformar la complejidad en simplicidad, garantizando una experiencia sin fricciones tanto para inquilinos como para gestores.

FAQs sobre gestión de suministros en Flexliving

1. ¿Qué suministros son más difíciles de gestionar en Flexliving?
La electricidad y el internet, por su criticidad y volumen de incidencias.

2. ¿Es legal que el operador gestione los suministros a nombre del propietario?
Sí, siempre que haya acuerdo y autorización por contrato.

3. ¿Qué pasa si un inquilino no paga su parte proporcional?
El operador debe tener herramientas para registrar y repercutir correctamente el gasto.

4. ¿Puedo cambiar de proveedor con frecuencia para ahorrar?
Sí, pero conviene usar plataformas como Polaroo para comparar y gestionar los cambios sin complicaciones.

5. ¿La automatización realmente ahorra dinero?
Mucho. Menos errores, menos tiempo invertido y mejor toma de decisiones = más rentabilidad.