Ventajas de la digitalización de facturas de suministros

El proceso por el cual una factura física en formato papel es sustituida por su homónima en formato digital, con toda una serie de ventajas ulteriores que esto trae para la gestión administrativa contable es lo que se conoce como digitalización de facturas.

La digitalización de facturas está siendo cada vez más implementada en todos las empresas por los múltiples beneficios que tiene, pero todavía hay empresas que no han sido capaces de llevarlo a la práctica. ¿Es tu caso?

Si la respuesta es sí, en este artículo te explicamos qué beneficios puede tener para tu empresa y cómo hacerlo de forma correcta.

Ventajas de la digitalización de facturas en tu PYME

Ahorro de tiempo

La tarea de ordenar, archivar y buscar documentos suele ser una de las más tediosas dentro de cualquier empresa y supone una pérdida de tiempo para el finance controller o administrativa contable que se traduce en dejar de hacer otras labores.

Si tus facturas están digitalizadas y están disponibles en un software de gestión de gastos  hace que los trámites se vuelvan mucho más fáciles, permitiéndote mejorar la organización y la disponibilidad de los datos para ser consultados siempre que lo necesites.

Aumento de la productividad

¿Qué consigues digitalizando tus facturas? Que tú como finance controller, administrativo contable, manager de contabilidad o incluso CEO, que hasta ahora te encargabas de la administración, creación y producción de documentos en papel podrás ser redirigid@ a otras tareas. De esta manera, puedes brindar un verdadero valor añadido a tu negocio.

Modernidad de la imagen de marca

Para poder hablar de digitalización en tu negocio, tienes que contar con una empresa digitalizada a todos los niveles.

Esto supone contar con una completa digitalización que ayude a proyectar una imagen de compañía moderna y capacitada para adaptarse a cualquier cambio.

Facilidad de contabilización

Contabilizar facturas supone una gran pérdida de tiempo para, mientras que si directamente pudieras tener todas las facturas de suministros mensualmente en el correo para que de ahí, se vuelquen de forma automática en el programa contable, todo sería mucho más sencillo.

Automatizar esta gestión y muchas otras, tiene múltiples beneficios.

Garantía de seguridad

El hecho de digitalizar las facturas y almacenarlas en la nube puede ofrecer una garantía de seguridad importante ante el peligro de que se puedan perder los documentos. El proceso de exportación de documentos, además, se simplifica enormemente si estos están disponibles en formato digital.

Reducir el espacio y apostar por la sostenibilidad

La problemática con el papel comienza desde el primer momento que se produce, ya que su propia fabricación y los procesos que intervienen en ella son una enorme fuente de contaminación.

Contar con facturas en papel no solo te obliga a contar con una gran cantidad de espacio para almacenar todo ese papel generado, sino que también perjudica al medio ambiente.

En conclusión, existen muchos motivos por los que dejar de lado el papel puede ser una solución interesante y beneficiosa para todo tipo de empresas, independientemente del sector al que pertenezca la tuya.

Después de todo lo que te he contado y antes de terminar te animo a que reflexiones sobre algo:

¿Prefieres dedicar tiempo a la búsqueda y contabilización de facturas, con todo el tiempo que ello supone, o dedicarlo a tareas que sí son el foco de tu empresa?