La gestión de suministros básicos en HORECA: Innovaciones y tendencias

En el sector hotelero, la gestión de suministros ha cobrado una gran importancia para garantizar un servicio de alta calidad y optimizar costes. Además, con la evolución tecnológica, la demanda de prácticas sostenibles, consideraciones económicas y preferencias de los huéspedes, la forma en que los hoteles manejan sus recursos ha cambiado significativamente.

En este artículo abordamos las últimas novedades y tendencias en 2024 sobre la gestión de suministros en el sector HORECA (especialmente en hoteles y restaurantes), destacando cómo la tecnología está redefiniendo la eficiencia operativa y respondiendo a las expectativas actuales del mercado.

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‍Importancia y beneficios de la gestión eficiente de suministros‍

Antes de entrar en detalle sobre las últimas tendencias y tecnologías en la gestión de suministros para el sector hotelero, es fundamental destacar las ventajas inherentes a una gestión eficaz al incorporar soluciones tecnológicas. En un mercado cada vez más competitivo y orientado hacia el desarrollo sostenible, los hoteles están enfocados en:

• La optimización del uso de recursos: Al incorporar tecnologías avanzadas, el uso eficiente de los recursos, como la energía en hoteles, reducen el desperdicio y mejoran la sostenibilidad. 
• La mejora de la eficiencia operativa: Estas innovaciones tecnológicas no solo reducen costes operativos, sino que también aseguran que los suministros estén disponibles en el momento necesario, evitando interrupciones en el servicio.
• La implementación de sistemas de monitoreo: Los avances recientes permiten a los hoteles utilizar plataformas que monitorizan el consumo y costes incurridos por cada servicio o suministros, permitiendo ajustes inmediatos para evitar desperdicios y costes adicionales.
• El cumplimiento con regulaciones ambientales: La gestión eficiente contribuye a que los hoteles cumplan con las normativas ambientales, lo que es crucial para mantener una operación responsable y sostenible.
• La reducción de riesgos operativos: Una buena gestión minimiza los riesgos de sobrecostes e interrupciones en servicios esenciales como agua, electricidad e internet, que son vitales para la experiencia del huésped. Puedes consultar más sobre cómo ahorrar agua en esta guía para HORECA. 
• El desarrollo de la imagen de marca y la reputación corporativa: La capacidad de ofrecer una experiencia de alta calidad sin fallos en el suministro fortalece la reputación del hotel, ayudando a atraer y retener a clientes satisfechos.
• La satisfacción del cliente: Al garantizar que todos los suministros necesarios estén disponibles y en óptimas condiciones, se mejora la experiencia y, por tanto, la satisfacción del cliente, lo que es fundamental para el éxito y la competitividad del hotel.

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Tecnologías emergentes y tendencias para la gestión de suministros‍

Tanto la Inteligencia Artificial (IA), como el aprendizaje automático (ML), el Internet de las cosas (IoT), hasta el blockchain y el análisis avanzado están ganando cada vez más terreno en 2024.

Y estas tecnologías emergentes no dejan de ser un pilar fundamental para el desarrollo empresarial y la gestión de suministros en hoteles y restaurantes. Además, la creación de espacios multifuncionales para ofrecer diversas áreas para adaptarse a las necesidades de trabajo y ocio de los huéspedes y comensales hacen que, por un lado, se proporcionen entornos versátiles, aunque, por otro lado, se puedan incurrir en costes excesivos de los suministros.

Veamos, a continuación, algunas de las tecnologías y tendencias más destacadas a día de hoy para hacer una gestión más eficiente de los suministros:

• Sistemas de automatización de la gestión energética: Los sistemas inteligentes permiten monitorear y ajustar el consumo en tiempo real, optimizando la eficiencia y reduciendo costes. Por ejemplo, los sistemas de gestión de energía inteligentes están diseñados para ajustar automáticamente la calefacción, ventilación y aire acondicionado según la ocupación del establecimiento, lo que no solo reduce el consumo energético, sino que también mejora la sostenibilidad del establecimiento​.

• Big Data e inteligencia del negocio: El big data, que permite analizar grandes volúmenes de información para identificar patrones de consumo y oportunidades, junto con la business intelligence, que transforma estos datos en información útil a través de herramientas analíticas y paneles de control, están llevando a los negocios del sector a mejorar su rendimiento y a mantenerse competitivos en un mercado exigente. Polaroo, por ejemplo, es una solución que integra ambas tecnologías para proporcionar visibilidad sobre los consumos y costes de la electricidad, gas, agua, internet, seguros, etc., mediante nuestro software de gestión de suministros básicos.

• Internet de las Cosas (por sus siglas en inglés IoT, Internet of Things): Este tipo de tecnologías permite que los dispositivos conectados, como termostatos y sensores, envíen datos en tiempo real para mejorar la gestión de recursos y alertar sobre problemas como fugas de agua. Por ejemplo, si un sensor detecta una fuga de agua, puede alertar automáticamente al personal de mantenimiento, evitando así el desperdicio y reduciendo el impacto en los costes.

• Sistemas de gestión de ingresos: Estos sistemas se utilizan para que las estrategias de precios dinámicos en hoteles puedan maximizar los ingresos y adaptarse a los cambios del mercado, anticipándose a la demanda y las tendencias a través de análisis predictivos. Esto lleva a que se puedan tomar mejores decisiones informadas basadas en datos reales para gestionar los suministros básicos necesarios de cada temporada, dependiendo de la ocupación.

Además de las tecnologías mencionadas, los hoteles están adoptando prácticas innovadoras para gestionar sus suministros de manera más sostenible y eficiente:

1. Hoteles de energía positiva: Estos hoteles generan más energía de la que consumen, generalmente mediante el uso de fuentes renovables como la energía solar o eólica. La energía excedente puede ser redistribuida a la comunidad local, lo que no solo mejora la sostenibilidad del hotel, sino que también proporciona un beneficio adicional a la sociedad.
2. Sistemas de gestión del agua: La escasez de agua es un problema creciente, y los hoteles están respondiendo mediante la implementación de tecnologías de reciclaje de agua y sistemas de gestión de aguas grises que permiten reutilizar el agua en tareas no críticas, como el riego de jardines.​
3. Robots y automatización: La automatización también ha llegado a la gestión de suministros a través del uso de robots para la limpieza y el transporte de materiales. Estos robots pueden operar de manera continua, reduciendo la necesidad de intervención humana y mejorando la eficiencia operativa. Así mismo, se incorporan comodidades digitales como check-in/check-out móviles, llaves digitales y notificaciones en tiempo real sobre habitaciones y eventos.

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‍¿Por qué es recomendable implementar sistemas de gestión automatizados?‍

Es recomendable si lo que queremos es asegurar que cada suministro se registre y se contabilice correctamente con el objetivo de minimizar los costes y los riesgos en la gestión de los suministros.

Por eso, la tecnología diseñada para ello se está convirtiendo en parte de las herramientas de trabajo diarias de los gestores en el sector HORECA, dándoles acceso a tener toda la información sobre lo que se está gastando en cada propiedad o cuáles son aquellas facturas de los suministros donde se requiere algún ajuste o mayor tiempo de gestión.

Las herramientas para la gestión automatizada de suministros posibilita a los gestores optimizar los recursos, mejorar la experiencia del cliente y reducir los costes operativos. Con el avance de la tecnología y las crecientes expectativas de los huéspedes, la automatización y digitalización de la gestión de suministros es una inversión estratégica esencial para el éxito a largo plazo.