Siete consejos para la facturación y el pago de suministros en alquileres
Polaroo
7 min
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April 9, 2024
Los alquileres vacacionales o alquileres temporales son un negocio en auge en España, un sector en el que propietarios de activos inmobiliarios invierten cada vez más para aumentar la rentabilidad.
Y, aunque los alquileres a corto plazo pueden conseguir un mayor beneficio que un alquiler a largo plazo, su gestión implica tareas más intensas y frecuentes como la gestión de suministros.
En este aspecto, son numerosos los desafíos a los que nos enfrentamos, especialmente cuando se trata de la facturación y el pago de suministros. Además, el ir y venir de residentes puede traer una falta de control en los gastos, desconocer los costes incurridos en luz, agua o gas de cada inquilino, perdiendo visibilidad del margen. Así mismo, implica estar atentos a las tarifas contratadas en cada suministro y sus cambios, para asegurar que no se esté pagando de más.
Por eso, como gestor de propiedades, optimizar estos procesos no solo mejora tu eficiencia, sino que también puede aumentar la satisfacción del inquilino. A lo largo de este artículo, te presentamos siete estrategias clave para conseguirlo, así como algunos datos sobre la situación actual del alquiler vacacional español.
El alquiler temporal en España
Según datos del INE, en 2023 se registraron más de 300.000 viviendas turísticas en España. Concretamente este mercado creció hasta superar los 306.136 viviendas turísticas, lo que significó un incremento del 16,4% con respecto al período anterior. Además, y para dar respuesta a la creciente demanda de información que hay sobre esta materia, han realizado una estadística experimental mediante programas de software para estimar el número de alojamientos turísticos.
Respecto al perfil que alquila este tipo de vivienda, la mayoría son extranjeros que vienen a pasar una temporada a España y quieren disfrutar de su estancia para estar como en casa. En 2023, 9,18 millones de turistas escogieron la opción del alquiler vacacional.
Por otro lado, Holidu realizó una encuesta el pasado año a más de 600 anfitriones de todo el territorio español con el objetivo de conocer su visión durante la temporada estival. El 43% experimentaron un incremento en las reservas en comparación con el verano anterior y un mismo porcentaje de encuestados consideran que la sostenibilidad es "muy importante" cuando alquilan su propiedad.
Cómo mejorar la gestión de suministros en tus pisos de alquiler
Como propietario de un alquiler existen muchas gestiones que en ocasiones pueden ser pesadas, pero que, sin embargo, se deben tener al día para evitar futuros problemas. Por eso, te damos 7 consejos para mejorar la gestión de la facturación y el pago de facturas de los suministros de un inmueble dedicado al alquiler temporal:
1. Automatiza la facturación y el pago de los suministros:
Implementar sistemas de facturación automática o de centralización y digitalización de tus facturas, son soluciones efectivas para reducir errores manuales y ahorrar tiempo. Estas te permitirán además una gestión más eficiente de los pagos recurrentes.
El pago de los suministros es una tarea que debe realizarse de manera regular y puntual para evitar cortes de suministro y cargos adicionales. Para asegurarse de que se realiza el pago de los suministros a tiempo, es recomendable establecer un proceso de pago automatizado.
Existen diferentes opciones para automatizar el pago de los suministros, como el pago por domiciliación bancaria o el pago con tarjeta de crédito. Además, es importante establecer un calendario de pagos y recordatorios para asegurarse de que se realiza el pago en la fecha prevista.
2. Mantén actualizadas las tarifas y condiciones de cada suministro:
Revisa periódicamente las tarifas de los suministros y ajusta los contratos de alquiler en consecuencia para asegurarte de que los precios reflejen el consumo real.
Es importante tener claras las tarifas y condiciones de los suministros contratados en cada propiedad. Esto implica conocer las tarifas vigentes, los plazos de facturación y los procesos para realizar cambios o modificaciones en los contratos con las compañías comercializadoras.
3. Negociación con proveedores:
Establece relaciones sólidas con proveedores de suministros para negociar tarifas más favorables, especialmente para propiedades múltiples bajo gestión. Si no tienes tiempo, existen soluciones como Polaroo, que hacen esta tarea de manera recurrente por ti.
4. Establece políticas de consumo en el contrato de alquiler:
Dependiendo de la duración del alquiler y de la legislación local, los gestores y/o propietarios de las viviendas en alquiler pueden optar por incluir el coste de los suministros en la tarifa de alquiler o facturarlos por separado. En el segundo caso, es fundamental enviar facturas claras y detalladas a los inquilinos y establecer plazos para el pago.
Definir políticas claras sobre el consumo de suministros en el contrato de alquiler puede ser útil para evitar malentendidos y conflictos. Estas políticas pueden incluir un límite de consumo de agua o electricidad y las responsabilidades de pago para los inquilinos.
5. Monitoriza los consumos de tus alquileres:
Es fundamental llevar un registro preciso del consumo de los suministros en cada propiedad, como la lectura periódica de los medidores de agua y electricidad. Esto no solo permitirá facturar adecuadamente los consumos a los inquilinos correspondientes, sino que además permite detectar posibles fugas o malos usos de los suministros y tomar medidas para corregirlos.
Es esencial que se registren los consumos de cada huésped y que se emitan facturas separadas para cada suministro.
La implementación de tecnologías de medición inteligente pueden proporcionar informes detallados de consumo, facilitar el cálculo de los costes asociados al periodo de estancia del inquilino y generar tus facturas de manera más eficiente.
6. Mantén una comunicación directa con tus inquilinos:
Es importante comunicarse claramente con los inquilinos sobre cómo funciona la facturación de los suministros.
Proporcionar información sobre el uso responsable de los suministros y ofrecer recomendaciones para ahorrar energía y agua puede contribuir a una gestión más eficiente y evitar sorpresas en las facturas.
7. Resuelve cualquier disputa ocasionada:
En caso de disputa o discrepancia sobre una factura de suministros, es fundamental actuar con prontitud. Escuchar las preocupaciones de los inquilinos y resolver los problemas de manera justa y transparente puede ayudar a mantener una relación positiva con los clientes.
Polaroo para facilitarte la gestión de suministros en tus alquileres vacacionales
Polaroo es una solución que revoluciona la gestión de los suministros en pisos de alquiler. Nuestro servicio incluye una plataforma de software que recopila y centraliza de forma automática las facturas de los diferentes suministros vinculados a cada activo inmobiliario, permitiendo llevar una contabilidad precisa y transparente. Al eliminar la tarea de introducir manualmente los datos de las facturas en tu ERP, reduce significativamente la carga administrativa asociada a esta tarea y elimina los errores de digitalización.
Tanto para gestores como para propietarios, Polaroo facilita la monitorización de costes de servicios como electricidad, agua, gas e internet para múltiples propiedades.
Además, aportamos, a través de un equipo de expertos, un seguimiento continuo para detectar incidencias, identificar oportunidades de ahorro por cuenta del ajuste de potencia contratada y optimizar los costes. Todo ello estudiando tus contratos de forma recurrente mientras ahorras cientos de horas de trabajo operativo.
Por último, accede a nuestro Informe sobre el alquiler vacacional en España y conoce más acerca de las oportunidades de crecimiento que tienes como propietario y gestor de tus activos inmobiliarios.
