Historia

Cohabs es una empresa que ofrece viviendas compartidas de alta calidad para jóvenes trabajadores en Madrid. Sus fundadores se unieron para lanzar el primer coliving en 2016, con un claro foco en reinventar el concepto de shared living para satisfacer las actuales necesidades de compartir la convivencia. 

Su comunidad internacional cuenta con más de 3.000 miembros, que buscan compartir experiencias en un ambiente internacional y amistoso. Para fomentar la interacción, Cohabs organiza eventos comunitarios mensuales, con una filosofía de todo incluido que permita a los residentes aprovechar al máximo su tiempo y vivir una experiencia enriquecedora. Este servicio de todo incluido cubre todas las prestaciones esenciales como agua, luz, calefacción, limpieza, internet y acceso a Netflix.

Con más de 60 empleados y 6 oficinas en diversas ciudades de Europa y Estados Unidos, Cohabs también se destaca por su compromiso con la sostenibilidad y el impacto social. Ha obtenido la certificación B Corp y es miembro de la iniciativa 1% for the Planet, una iniciativa que financia organizaciones ambientales sin ánimo de lucro en todo el mundo. 

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Desafío

Antes de que Cohabs implementara el software de Polaroo, enfrentaba notables desafíos en la gestión de sus suministros:

• Gestión manual y coordinada de los suministros: Cohabs gestionaba los suministros manualmente, lo que implicaba ingresar en múltiples plataformas para buscar facturas y datos. Esto resultaba en información desincronizada y falta de visibilidad sobre la coherencia de las facturas con el mercado o el consumo específico de cada activo.
• Necesidad de centralización: La ausencia de una plataforma centralizada para gestionar los suministros de múltiples activos hacía difícil tener un control unificado y actualizado. Esta falta de centralización también dificultaba la comparación de precios y servicios para asegurarse de obtener la mejor oferta en términos de precio y calidad.

“Antes de trabajar con Polaroo, lo hacíamos manualmente, teniendo que entrar en múltiples plataformas y rebuscar en cada una de ellas las facturas, con datos desincronizados, y sin visibilidad de si las facturas eran coherentes con el mercado o el consumo específico del activo. Y, sin saber si teníamos el mejor servicio en precio y calidad…”, Claudia Russo Sanjuanbenito, City Manager en Cohabs Madrid

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Solución

Estos desafíos se resolvieron al implementar el software de gestión de suministros de Polaroo, el cual centraliza todos los datos, facilita la comparación de precios y servicios, y ofrece una respuesta ágil a esas necesidades de gestión.

Pudimos ofrecer soluciones, por tanto, a la ineficiencia en el monitoreo de consumos, precios y servicios gracias también al equipo de expertos de Polaroo, que trabaja en obtener mejores tarifas en términos de precio y calidad y hacer las gestiones pertinentes con los distintos proveedores de suministros.

“Al utilizar Polaroo hemos podido centralizar todos los suministros de múltiples activos en una única plataforma, saber que están y que están bien, y que siempre estaremos actualizando el mejor precio por suministro”,  Claudia Russo Sanjuanbenito, City Manager en Cohabs Madrid

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Resultados

Desde que Cohabs integró Polaroo en la gestión diaria de todos sus suministros, la empresa de colivings ha experimentado una mejora significativa en su eficiencia operativa.

Primero, tener una visión unificada y transparente de los suministros de todos sus activos, asegurando que estén en orden y siempre obteniendo los mejores precios por cada uno de ellos. Segundo, el ahorro de tiempo en la gestión de facturas, y relativo a ello, como las altas o los cambios necesarios para tramitarlas, así como la resolución de incidencias, ha sido notorio. 

• En total, Cohabs ha recuperado más de 190 horas laborales, gracias a la gestión diaria de los suministros con más de 220 facturas en sus 12 activos.
• En los últimos seis meses, la gestión en tareas administrativas han requerido un enfoque detallado y un esfuerzo considerable para optimizar y resolver diversas situaciones. Entre las gestiones más destacadas se incluyen estudios de optimización de suministros, la resolución de problemas con fibra óptica y la atención a reclamaciones con empresas del sector eléctrico.
• Además,  desde el equipo de expertos en Polaroo, siempre se ha trabajado en mantener un flujo de comunicación efectivo y de cumplir con los plazos establecidos. Este nivel de dedicación ha permitido no solo resolver los problemas presentados, sino también optimizar los procesos, ahorrando tiempo y recursos a largo plazo.

Este incremento en la eficiencia les ha permitido concentrarse en otras tareas del negocio y reducir su toma de decisiones gracias a la información proporcionada a través del software de Polaroo, junto con el equipo de expertos.

Esta colaboración ha permitido, además, fortalecer a Cohabs impulsando su capacidad para brindar un servicio excepcional a sus clientes.

‍“Lo que más nos gusta de Polaroo es la agilidad del equipo en respuesta a nuestras necesidades, incluso cuando las consultas no están directamente relacionadas con su core business, en cuestión de una o dos horas ya tenemos una respuesta de seguimiento o una propuesta de avance”, Claudia Russo Sanjuanbenito, City Manager en Cohabs Madrid