Acerca de EPI Industries Family of Companies
EPI Industries Family of Companies es un holding familiar fundado en 1953, especializado en la distribución y venta de productos y servicios para el sector industrial. Con más de 70 años de historia, la compañía ha crecido hasta gestionar un grupo de empresas, delegaciones y centros de trabajo en España, Europa y América.
Actualmente, EPI Industries genera una facturación anual de 51 millones de euros y emplea a más de 300 personas. Al gestionar un grupo diverso de sociedades con operaciones en diferentes mercados y contextos, cada empresa dentro del holding tiene sus propias prácticas y particularidades de trabajo.
La complejidad de gestionar suministros en un holding con múltiples delegaciones fue el punto de partida para que Irene Noguera y Alba Porta, del equipo de administración y contabilidad en EPI Industries, nos compartieran su experiencia. En este vídeo, explican cómo el servicio de Polaroo les ha ayudado a mejorar su trabajo diario: centralizando datos, optimizando procesos y avanzando hacia la sostenibilidad.
Dale al play y descubre su testimonio de primera mano. Si prefieres leer los detalles, más abajo te contamos cómo nuestra colaboración les ha permitido superar estos desafíos y mejorar significativamente su gestión de suministros.
El desafío
Con el crecimiento del holding, EPI Industries Family of Companies comenzó a enfrentar dificultades para gestionar y supervisar el consumo y coste de los suministros de sus múltiples delegaciones y centros de trabajo. Cada centro operaba con distintos proveedores de servicios básicos (electricidad, agua, gas), lo que implicaba un sinfín de facturas y pagos que debían ser organizados y asignados adecuadamente.
“Al tener muchas delegaciones y centros de trabajo, el problema se te va creando. Al principio no ves el problema. Tienes un centro de trabajo con una empresa, la luz con esta empresa, luego en Portugal con otra empresa, en el sur de España con otra comercializadora. Al principio, lo vas controlando, pero una vez vas creciendo y creciendo, se te empieza a juntar todo el trabajo: Uy, no me ha llegado esta factura, no me ha venido el recibo de la luz, o del agua, o del gas, o del que sea... Así que para centralizarlo y sobre todo para sacar la información sobre tus consumos, que es lo más importante, era un problemón y superdifícil”, Irene Noguera, Executive Assistant, del departamento de administración
A medida que el número de centros de trabajo aumentaba, la situación se volvió insostenible: identificar facturas específicas y relacionarlas con cargos bancarios se convirtió en una tarea que podía consumir horas, o incluso días. Además, cada consulta o cambio administrativo implicaba contactar a múltiples proveedores, lo que ralentizaba el proceso.
“Al final recibes cargos en el banco y la dificultad es saber a qué factura corresponde. Algo tan sencillo y tan básico como esto, como es encontrar la factura, muchas veces se convierte en una mañana”, Alba Porta, Facilities Manager, del departamento de contabilidad
Esta falta de centralización no solo generaba confusión y pérdida de tiempo, sino que complicaba el acceso a datos de consumo detallados, una necesidad crucial para sus también esfuerzos en temas de sostenibilidad y eficiencia. El equipo de administración de EPI necesitaba una solución capaz de simplificar la gestión de los suministros y optimizar la obtención de información estratégica de consumo.
“En mi caso, trabajo mucho con el tema de sostenibilidad y huella de carbono. Es primordial saber el consumo exacto de metros cúbicos de agua y de kW de luz. Tener esta información, comparado ahora en el 2024 a cómo lo hacíamos en 2021, es como de la época cavernícola a la inteligencia artificial. Porque hace tres años teníamos que meter factura por factura los metros cúbicos y por cada centro. Podían ser días, y ahora está servido, es hacer un par de consultas y en menos de cinco minutos tenemos la respuesta que yo puedo utilizar para la huella de carbono”, continúa contándonos Irene, del departamento de administración
La solución
Tras comenzar a trabajar con el servicio que damos en Polaroo para la gestión de suministros básicos, EPI Industries Family of Companies ha podido centralizar y simplificar la gestión de sus múltiples cuentas de servicios y centros de consumo.
Con Polaroo, el equipo de EPI ha logrado acceder a toda la información de consumo y costes en un solo lugar, independientemente del proveedor o la ubicación del centro.
Alba, del departamento de contabilidad, habla además sobre la dificultad de conocer el consumo real de cada centro y añade: “Y no solo el consumo, sino saber casi qué es lo que estamos pagando por este consumo. Tenerlo centralizado es la clave para acceder a los datos”.
Asimismo, Irene hace hincapié sobre los tiempos de trabajo que conlleva las comunicaciones con los diferentes proveedores de suministros básicos de un inmueble: “El contacto con ellos, con cada compañía comercializadora de suministros, puedes perder una mañana o tres días. Ahora, al hacerlo vosotros, nosotros solo sacamos la información que queremos. Cuánto hemos pagado de luz o de agua, en tal país o provincia o Comunidad, con qué comercializadora estamos y cuánto hemos consumido, qué podemos hacer para mejorar...”
La plataforma ofrece a EPI la visibilidad detallada de sus consumos por centro, región o país, así como una estructura de comunicación directa que reduce el tiempo necesario para resolver dudas o realizar ajustes administrativos, como la incorporación de nuevos centros o cambios de titularidad.
“A mí me da mucha tranquilidad pensar que hay alguien detrás, y si hay un pico de consumo, se va a adaptar. Que si tengo un cargo en el banco, enseguida puedo preguntar y aclarar en la misma mañana saber a qué se debe”, señala Alba, del departamento de contabilidad
Además, el equipo de expertos en Polaroo se encarga de los trámites con las compañías comercializadoras, lo que ha permitido a EPI liberar a su equipo administrativo de tareas de seguimiento y resolución de incidencias que, anteriormente, requerían días de gestión.
Con la plataforma de Polaroo también les aportamos reportes detallados sobre los consumos de agua, electricidad y gas, facilitando al equipo de sostenibilidad de EPI el análisis y comparación de datos históricos para calcular la huella de carbono y optimizar el uso de recursos.
Los resultados
Al ofrecer un servicio integral, que combina el soporte del equipo de expertos junto con la tecnología que desarrollamos en la plataforma de gestión de suministros básicos para múltiples inmuebles, esta colaboración ha permitido que EPI Industries Family of Companies haya visto un cambio significativo en su gestión administrativa y operativa. Desde que comenzamos a trabajar juntos se han digitalizado más de 1.000 facturas para su gestión automatizada, lo que les ha llevado a ahorrar más de 200 horas de trabajo manual y en gestiones.
Este cambio significativo se resume en los siguientes cuatro puntos:
- Reducción del tiempo de gestión: Identificar y asignar facturas a los cargos bancarios es ahora una tarea sencilla y rápida. Lo que antes podía llevar una mañana completa, hoy se resuelve en cuestión de minutos, optimizando el tiempo del equipo administrativo.
- Centralización y gestión inmediata de datos: Gracias a la centralización de los datos, EPI ahora tiene acceso inmediato a información detallada sobre sus consumos y costes, permitiendo una visión completa de cada centro y del holding en su totalidad. Esto no solo mejora la transparencia financiera, sino que también permite a los directivos tomar decisiones informadas en cuanto a sostenibilidad y eficiencia.
- Facilidad en la gestión de la sostenibilidad: Para el tema de la sostenibilidad y la huella de carbono, la capacidad de obtener datos precisos de consumo en términos de metros cúbicos de agua y kW de electricidad ha transformado su trabajo. La automatización de estos reportes les permite calcular la huella de carbono de manera precisa y rápida, con datos confiables que antes llevaban días en recolectar manualmente.
- Atención personalizada y ágil: El equipo de EPI destaca la accesibilidad y la rapidez del servicio de atención de los Account Managers asignados desde Polaroo para su caso específico, aportando soluciones y resolviendo las incidencias que se van ocasionando. Con un contacto directo y proactivo, cualquier cambio o ajuste se gestiona de inmediato, sin necesidad de coordinar con varios interlocutores.
Al implementar la plataforma de Polaroo, EPI Industries Family of Companies ha ganado en eficiencia, control y sostenibilidad, pudiendo concentrarse en su negocio principal mientras confían en una solución integral para la gestión de sus suministros básicos. Tal como comenta Alba, del equipo de EPI: “Lo que para nosotros a veces es un problema, para Polaroo no”.