Historia
SH Barcelona es una inmobiliaria con más de 20 años de experiencia en el sector, especializada en la gestión de alquileres de corta y larga estancia, así como en la venta de propiedades en Barcelona. Su extensa cartera de más de 2.000 pisos, que incluye apartamentos, estudios, lofts y áticos, ha convertido a la empresa en un referente dentro del mercado inmobiliario de la ciudad. Además, su equipo multilingüe y profesional ofrece un servicio adaptado a las necesidades de sus clientes, abarcando también proyectos de reformas, interiorismo y decoración.
A lo largo de su trayectoria, SH Barcelona ha sido reconocida por su excelente atención al cliente, colaborando con prestigiosas entidades, empresas y universidades nacionales e internacionales. La empresa se ha posicionado como uno de los actores más destacados en el alquiler de pisos turísticos y en el alquiler temporal para ejecutivos y estudiantes.
Con el crecimiento de su cartera de propiedades, SH Barcelona enfrentaba el reto de gestionar los consumos de cientos de pisos con relación a los de alquiler temporal. El cálculo de consumos y la gestión de fianzas dentro del plazo de 30 días era un proceso lento y dependía de terceros, lo que afectaba a la eficiencia operativa.
Dale al play y descubre su testimonio de primera mano. Si prefieres leer los detalles, más abajo te contamos cómo nuestra colaboración les ha permitido superar estos desafíos y mejorar significativamente su gestión de suministros.
El desafío
Con el crecimiento de su cartera de propiedades, SH Barcelona se enfrentaba a un desafío clave en su gestión administrativa: el cálculo de consumos de suministros básicos (agua, electricidad, gas, entre otros) de los más de 1.600 pisos de alquiler temporal que gestionaban.
Cada mes, debían calcular el consumo exacto de suministros para devolver las fianzas dentro de un plazo delimitado.
Este proceso implicaba dependencias de terceros que junto a la necesidad de gestionar un volumen tan alto de pisos y clientes, hacía que los procesos de comunicación y facturación se convirtieran en tareas lentas y propensas a errores. Esto afectaba a la productividad interna, haciendo que los procesos de gestión de fianzas y consumo real de los inquilinos fueran extremadamente laboriosos.
“Era un proceso que tardabas mucho más tiempo, o tenías que depender de:”oye, por favor, envíame las facturas” y dependías de una tercera persona que quizá no estaba disponible, o quizá no tenía un acceso directo y tenía que venir a la oficina, escanear todas las facturas, llevársela, etc. Por eso buscamos Polaroo, donde tú pones una fecha de entrada y una de salida y tienes una foto muy clara de lo que se ha consumo realmente en un periodo concreto”, explica Valentí Soley, Key Account Manager en SH Barcelona
La solución
Al implementar el servicio de Polaroo, la inmobiliaria logró simplificar el proceso de cálculo y asignación de los consumos de cada inquilino. El sistema que desarrollamos en la plataforma de gestión de suministros básicos, permite ingresar las fechas de entrada y salida de los inquilinos y obtener información precisa sobre los consumos reales de los suministros básicos de cada activo inmueble.
“Tú tienes tu panel de control, ahí tienes el coste final y además tienes todas las facturas que tú también puedes presentar. Esto nos ha ayudado a poder comunicar y a poder ofrecer un servicio de mayor calidad”, continúa contando Valentí
Con la plataforma, el equipo de SH Barcelona tiene acceso a un panel de control donde puede consultar de manera rápida y eficiente todos los consumos y los cálculos de fianzas asociados a cada inquilino. Al estar todas las facturas centralizadas en un solo lugar, se eliminan las dependencias de terceros y la necesidad de intercambiar documentos físicamente, lo que ahorra tiempo y mejora la comunicación con los clientes.
Valentí, además, añade que: “Gracias a la centralización de datos podemos coger un mayor volumen. ¿Por qué? Porque el tiempo que no dedicamos a hacer estos cálculos, lo podemos dedicar a un servicio de atención al cliente, o a otras muchas cosas. La calidad en ese aspecto se deriva de la cantidad de tiempo que nos podemos ahorrar en estos emails de “muy bien, pero y esto de dónde sale“ y “esto por qué es así”
Los resultados
Desde el trabajo realizado a través de nuestro servicio, SH Barcelona ha experimentado una mejora significativa en la eficiencia operativa. Los principales resultados incluyen:
- Reducción del tiempo de gestión: El proceso de cálculo de consumos y fianzas se ha simplificado considerablemente. Tareas que antes requerían días de trabajo, ahora se realizan en cuestión de minutos. Esto permite al equipo de SH Barcelona dedicar más tiempo a mejorar la atención al cliente y a otros aspectos del negocio.
- Centralización de datos: Gracias a Polaroo, todas las facturas y los datos de consumo están centralizados en una única plataforma. Esto ha mejorado la transparencia en la gestión de los suministros y ha facilitado la toma de decisiones tanto para el equipo administrativo como para el de atención al cliente.
- Mayor agilidad en la comunicación: Al tener acceso inmediato a la información de los consumos y las facturas, SH Barcelona ha optimizado su capacidad de responder rápidamente a consultas de clientes. Esto ha reducido las incidencias y las interacciones innecesarias, mejorando la experiencia del cliente.
- Eficiencia en el cálculo y la devolución de fianzas: El tiempo necesario para calcular los consumos y devolver las fianzas ha disminuido, permitiendo que SH Barcelona cumpla con sus plazos de forma rigurosa. Además, gracias a la plataforma se ha facilitado la creación de reportes claros y detallados, lo que agiliza la resolución de cualquier duda o discrepancia.
Con el trabajo realizado junto al equipo de SH Barcelona, el servicio ofrecido desde Polaroo les ha ayudado a reducir el tiempo dedicado a cálculos y mejorar no solo la eficiencia, sino también la agilidad en la comunicación sin aumentar la carga administrativa.