Calcular la rentabilidad de un restaurante y ahorrar

En el competitivo mundo de la restauración, la rentabilidad no es solo un objetivo, sino una necesidad imperante para asegurar la sostenibilidad y el crecimiento del negocio. Sabemos que el sector enfrenta constantes desafíos, desde la gestión de costes hasta la satisfacción del cliente.

En este contexto, los propietarios y gestores de restaurantes deben adoptar un enfoque proactivo que les permita cubrir sus gastos operativos, además de reinvertir en sus establecimientos para innovar y mejorar continuamente.

La buena noticia es que la tecnología llega para mejorar la manera en que los restaurantes pueden gestionar sus operaciones, optimizar costes y maximizar la rentabilidad.

En este artículo, veremos cómo las herramientas tecnológicas pueden convertirse en aliadas estratégicas para medir y mejorar la rentabilidad, permitiéndote centrarte en lo que verdaderamente importa: ofrecer una experiencia gastronómica excepcional a tus comensales.

Ganar rentabilidad en un restaurante gracias a la tecnología

En un entorno tan competitivo como el de la restauración, centrar la atención en aspectos clave puede ser determinante para el éxito o el fracaso del negocio.

Recientemente, en el Learning Day by Restauración News, tuvimos la oportunidad de participar junto a otros expertos del sector para debatir sobre la importancia de la tecnología en la restauración. Paula Garcés, Business Manager de Polaroo, destacó en su ponencia ‘Recetas para el éxito: optimiza costes y gana eficiencia con tecnología’, cómo la tecnología se ha convertido en la “nevera del siglo XXI” para los propietarios y gestores de restaurantes. Durante la jornada, quedó claro que no adoptar estas herramientas, hoy supone el riesgo de quedarse atrás.

A continuación, exploraremos los pilares fundamentales en los que puedes implementar tecnología para aumentar la rentabilidad de tu restaurante:

1. Sostenibilidad a largo plazo

La sostenibilidad financiera está intrínsecamente relacionada con la sostenibilidad ambiental y social. Los consumidores son cada vez más conscientes de la huella ecológica de sus decisiones de compra y prefieren apoyar restaurantes que demuestran un compromiso genuino con la sostenibilidad. Implementar prácticas sostenibles, como la reducción de desperdicios, la utilización de ingredientes de origen local o la adopción de métodos de cocina que minimicen el consumo de energía, no solo beneficia al planeta, sino que también puede resultar en una disminución de costes operativos.

2. Capacidad de reinversión e innovación

La rentabilidad permite a los propietarios de restaurantes reinvertir en sus operaciones y fomentar la innovación. Invertir en tecnología, como sistemas de inventario inteligente, gestión de pedidos en línea o herramientas de análisis de datos, puede optimizar la eficiencia y reducir costes. La adopción de estas tecnologías puede transformar las operaciones, permitiendo que los restaurantes se centren en la creación gastronómica.

3. Mejora de la eficiencia operativa

La eficiencia en la gestión de costes es clave para maximizar la rentabilidad. Las cocinas que incorporan tecnología para el control de inventarios, la gestión de suministros y la planificación del personal experimentan una mejora notable en su operación diaria. Por ejemplo, un restaurante que utiliza herramientas de análisis para predecir la demanda y optimizar el stock puede evitar pérdidas significativas.

4. Control y transparencia en los gastos

La falta de control sobre los gastos operativos puede llevar a decisiones erróneas que impacten directamente en la rentabilidad. Implementar sistemas que centralicen la información sobre proveedores, contratos y consumos es crucial. Esto facilita la gestión y permite identificar oportunidades para negociar mejores acuerdos y reducir costes innecesarios.

Factores clave que afectan la rentabilidad de un restaurante

Existen varios factores que influyen directamente en la rentabilidad e inciden también en la posibilidad de reducir los gastos de un restaurante. Algunos de los más importantes incluyen:

Costes de materias primas

Los ingredientes y productos básicos representan uno de los gastos más altos. La elección de proveedores, la compra en grandes cantidades y la estacionalidad de los productos son elementos que deben considerarse para maximizar la eficiencia en este aspecto. Además, implementar sistemas de control de inventario puede ayudar a minimizar el desperdicio y garantizar que siempre haya productos frescos disponibles, lo que a su vez contribuye a la satisfacción del cliente.

Costes de suministros

Los costes de suministros, que incluyen gastos como agua, luz, gas e internet, son otra parte crucial del presupuesto de un restaurante.

La gestión de estos servicios básicos pueden optimizarse con herramientas como la de Polaroo, como software de gestión de suministros básicos. La digitalización de la gestión de suministros permite centralizar toda la información sobre contratos y facturas, mejorando la transparencia e identificando áreas de ahorro por la posibilidad de hacer un análisis de datos por periodos.

En este contexto, ayudamos a los restaurantes a optimizar sus costes a través de revisiones periódicas de contratos, lo que puede resultar en un ahorro de hasta un 40% en gastos recurrentes. Con esta gestión también se reduce la carga financiera, y permite a los propietarios o gestores concentrar en otras áreas del negocio estratégicas como la experiencia del cliente o la creación de un nuevo menú.

Costes laborales

El personal es un recurso clave en cualquier restaurante, y la gestión eficiente de sus horas de trabajo puede impactar positivamente en los resultados. Implementar herramientas de programación y gestión del tiempo puede ayudar a optimizar la asignación de personal según las horas pico, reduciendo los costes laborales sin sacrificar la calidad del servicio. La formación continua también es fundamental para asegurar que el personal esté capacitado para desempeñar sus funciones de manera eficiente y productiva.

Costes operativos

Gastos como el alquiler, la energía y los servicios básicos también juegan un papel fundamental en la rentabilidad. Reducir estos costes es crucial para aumentar los márgenes de beneficio. Una evaluación periódica de los contratos de servicios puede ayudar a renegociar tarifas más favorables. Además, implementar soluciones tecnológicas para la gestión de energía, como sistemas de monitoreo de consumo, puede contribuir a la eficiencia energética, reduciendo así las facturas mensuales.

Fórmulas básicas para calcular la rentabilidad de un restaurante

Existen diversas maneras de medir la rentabilidad de un restaurante. Algunas fórmulas clave incluyen:

• Calcular el margen bruto de beneficio:

 [(Ventas - Costes directos) / Ventas] x 100 = Margen de beneficio bruto.

Este indicador considera solo los costes directos asociados a la producción de un producto o plato. Se utiliza principalmente para evaluar la rentabilidad de líneas de productos o platos específicos, ayudando a determinar si los costes directos son sostenibles en relación con el margen que generan.

• Calcular el margen neto de beneficio: 

[(Ingresos totales - Costes totales) / Ingresos totales] x 100 = margen de beneficio neto.

En este caso, se consideran tanto los costes directos como los costes indirectos, que son necesarios para el funcionamiento del restaurante, pero no están directamente vinculados a los servicios ofrecidos.

Estas fórmulas son útiles para realizar un análisis de rentabilidad de un restaurante y permiten establecer objetivos claros en términos de reducción de costes y aumento de ingresos.

Herramientas y recursos para calcular la rentabilidad y mejorar

A continuación, te presentamos algunas herramientas clave que pueden transformar la forma en que operas tu negocio de la restauración con el objetivo de implementar plataformas digitales que lleven a optimizar la gestión, reducir costes y, por tanto, llevar a la mejora de la rentabilidad:

1. Herramientas de gestión de inventarios

Estas herramientas ofrecen funciones como el seguimiento de existencias en tiempo real, la predicción de la demanda y la creación de informes sobre el uso de ingredientes. Con un inventario bien gestionado, es posible reducir el desperdicio y asegurarse de que siempre haya suficientes suministros disponibles. Ejemplo de ello es MarketMan, una plataforma para gestionar el inventario, la facturación, las compras, el cálculo del coste de las recetas y el COGS (Cost of goods sold). Permite así agilizar las tareas diarias con la automatización avanzada e impulsar el crecimiento empresarial con la información estratégica. 

2. Sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y software de gestión de pedidos

Estas plataformas permiten recopilar datos sobre las preferencias de los comensales, facilitando así la personalización del servicio y el marketing. Además, la información recopilada puede ser utilizada para diseñar promociones específicas y mejorar la fidelización de los clientes. En este aspecto, la empresa tecnológica Square permite a los propietarios vender en cualquier lugar, pagar a los empleados, administrar el inventario, comunicarse con los clientes, agendar citas o gestionar pedidos online.

3. Plataformas de análisis de datos

Herramientas como Restaurant365 proporcionan análisis avanzados que ayudan a los restaurantes a evaluar su desempeño financiero y operativo. Estos sistemas permiten realizar un seguimiento de los costes de los ingredientes, las horas de trabajo y otros gastos, facilitando la identificación de áreas de mejora.

4. Software de gestión de suministros básicos

Por nuestra parte, desde Polaroo proporcionamos el software todo en uno para la gestión de suministros básicos, que como te contábamos en líneas anteriores, permite optimizar costes debido a:

• La centralización de facturas en un solo panel: Facilita el seguimiento de gastos de luz, agua, gas e internet, entre otros suministros. 
• La automatización de la gestión de suministros: Esto te permite reducir errores y evitar penalizaciones por pagos atrasados.
• La optimización de contratos y negociaciones con proveedores: Esto puede generar hasta un 40% de ahorro en costes de suministros, además de la reducción de horas de trabajo.
• El análisis avanzado de datos: Para que tomes decisiones informadas sobre cómo optimizar tu operación y reducir gastos innecesarios.

Estrategias para mejorar la rentabilidad de tu restaurante

Siguiendo la línea del apartado anterior, la tecnología no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también nos permite reducir tiempos y optimizar costes. ¿Cuáles son las estrategias fundamentales que engloban estas ventajas? Aquí te sugerimos algunas claves:

• Optimización de suministros: Centraliza la gestión de suministros para ahorrar tiempo y recursos, permitiéndote concentrarte en otras áreas clave del negocio.
• Monitoreo constante de indicadores de rentabilidad: Realiza análisis periódicos para detectar oportunidades de mejora antes de que afecten negativamente.
• Revisión de precios y márgenes de beneficio: Ajusta regularmente tus precios en función de los cambios en los costes y la demanda para asegurar márgenes óptimos.
• Eliminación de costes innecesarios: Aprovecha las plataformas de gestión para delegar procesos sin sacrificar la calidad del servicio o del producto.
• Fidelización de clientes: Crea programas de fidelización automatizados que fortalezcan las relaciones a largo plazo y mantengan la rentabilidad.

Ejemplo real de restaurantes y mejora de rentabilidad: Berto’s Milanesa

Berto’s Milanesa, una cadena innovadora de comida rápida con presencia en Barcelona y Madrid, enfrentó el reto de gestionar eficientemente los suministros a medida que crecía.

Con cinco restaurantes operativos y planes de expansión, el manejo manual de contratos y activos consumía tiempo y recursos clave.

Para superar este desafío, Berto’s Milanesa recurrió al software de Polaroo para centralizar y automatizar su gestión de suministros básicos. Gracias a la integración de todos los contratos de suministro en una única plataforma, la cadena logró optimizar contratos, reducir costes y liberar al equipo de tareas administrativas, permitiéndoles centrarse en la expansión y la estrategia del negocio.

Entre los beneficios destacados se incluyen:

• Ahorro de 1.800 € en costes operativos, gracias a la optimización de contratos.
• Más de 50 horas ahorradas en gestiones administrativas.
• Tranquilidad y control total sobre los suministros, permitiendo al equipo enfocarse en su propuesta gastronómica y expansión.

Este caso demuestra cómo la tecnología aplicada de manera estratégica puede mejorar la eficiencia operativa y aumentar la rentabilidad de un restaurante en crecimiento. Descubre cómo funciona el software de gestión de suministros de Polaroo en este vídeo sobre cómo simplificar las finanzas de tu empresa.