La importancia de una gestión eficiente de los suministros

Para cualquier local comercial, desde una cafetería hasta una oficina corporativa, los suministros representan una parte importante del presupuesto mensual. Reducir el consumo no solo ayuda a mejorar el margen de beneficios, sino que también contribuye a la sostenibilidad, algo cada vez más valorado por clientes y socios comerciales.

Beneficios de reducir el consumo

• Ahorro directo en costos operativos: Menos gasto en facturas se traduce en mayor rentabilidad.
• Cumplimiento de normativas: En algunos sectores, optimizar el consumo energético puede ser un requisito para evitar sanciones.
• Mejora en la sostenibilidad: Un uso eficiente de los recursos refuerza la imagen responsable de la empresa.

7 errores comunes en la gestión de suministros y cómo evitarlos

1: No analizar las facturas mensuales

¿Cómo identificar sobrecargos o servicios no utilizados?

Muchas empresas pagan por servicios que no utilizan o sufren errores en la facturación. Una revisión mensual de las facturas puede revelar sobrecostos innecesarios. Por ejemplo, un restaurante puede estar pagando por una potencia eléctrica superior a la necesaria, lo que incrementa su factura sin justificación.

Solución: Implementar una auditoría de facturas cada tres meses y renegociar tarifas con los proveedores.

2: Ignorar el mantenimiento preventivo

Problemas comunes en instalaciones de luz y agua

Las fugas de agua o instalaciones eléctricas obsoletas pueden aumentar drásticamente los costos de tus locales u oficinas sin que lo notes. Un grifo que gotea puede desperdiciar más de 30 litros de agua al día, lo que se traduce en una factura innecesariamente alta.

Problemas comunes causados por la falta de mantenimiento

• Sistemas HVAC que trabajan de manera ineficiente y aumentan las facturas de energía.
• Fugas de agua que se detectan demasiado tarde, generando costos innecesarios.
• Conexión a internet intermitente debido a equipos obsoletos.

¿Cómo implementar un plan de mantenimiento eficiente?

• Revisar periódicamente sistemas como aire acondicionado y calefacción.
• Contratar inspecciones anuales para evitar fallos costosos.
• Documentar las intervenciones realizadas para un mejor seguimiento.

3: Contratar planes sin analizar las necesidades reales

Importancia de las tarifas horarias en 2025

La mayoría de las compañías eléctricas en España ofrecen tarifas con discriminación horaria, donde el precio de la electricidad varía según la hora del día (tarifas basadas en horas punta, valle y supervalle). No adaptar el consumo a estas tarifas puede generar sobrecostos innecesarios.

Ejemplo: Un coworking que usa equipos eléctricos de alto consumo en horario punta puede estar pagando un 30% más en su factura mensual. Ajustar el uso de ciertos dispositivos al horario valle podría reducir este gasto significativamente. 

Solución: Analizar las horas de mayor consumo y adaptar las actividades para aprovechar los períodos con tarifas más bajas.

CREC Coworking, por ejemplo, ha optimizado su consumo gracias a la monitorización de sus facturas y la contratación de mejores tarifas con el servicio de Polaroo, ahorrando más de 10.000 euros. 

Así mismo, muchos negocios pagan por una velocidad de internet que no necesitan. Evaluar las necesidades reales puede ahorrar cientos de euros al año. Es fundamental ajustar los planes de gas, electricidad y otros servicios a la actividad real del local.

4: No apostar por la eficiencia energética

Iluminación LED y electrodomésticos eficientes

Sustituir bombillas tradicionales por LED puede reducir hasta un 70% del gasto en iluminación. Además, el uso de electrodomésticos con certificación energética A++ o superior disminuye el consumo de electricidad en restaurantes, oficinas y comercios.

Sistemas inteligentes para la gestión de energía

Tecnologías como sensores de movimiento, termostatos inteligentes y software de monitorización energética ayudan a mejorar la eficiencia del consumo. Herramientas como Polaroo permiten controlar el gasto energético mediante la digitalización de facturas y la monitorización del consumo, facilitando el ahorro y la optimización de recursos.

5: No capacitar al personal en el uso responsable de recursos

¿Cómo crear una cultura de ahorro en el equipo?

En un local comercial, el consumo de energía y agua depende en gran medida del comportamiento del personal. Mantener luces encendidas innecesariamente o no apagar dispositivos fuera de horario puede sumar costos elevados.

Estrategias prácticas para involucrar a los empleados

• Crear incentivos para empleados que ayuden a reducir el consumo.
• Instalar temporizadores o sensores de movimiento para iluminación en zonas de poco tránsito.
• Capacitar al equipo en buenas prácticas de ahorro energético.

6: No comparar tarifas entre proveedores

¿Cómo aprovechar la competencia del mercado?

Muchos negocios continúan con el mismo proveedor de energía o internet durante años sin revisar sus tarifas. Sin embargo, la competencia en el mercado suele ofrecer promociones más atractivas para nuevos clientes.

Estar al día de lo que sucede en el mercado energético y de suministros en general requiere tiempo y conocimiento. Para empresas con múltiples activos y ubicaciones, esta tarea se vuelve aún más complicada.

Polaroo permite delegar la monitorización, la optimización de tarifas, la elección del mejor proveedor y la gestión de servicios como luz, agua, gas, internet, etc. Esto incluye altas, bajas, reclamaciones y cambios de titularidad, asegurando eficiencia y control sobre el gasto en suministros.

7: No considerar fuentes de energía renovable

Paneles solares: inversión y beneficios

Si bien la inversión inicial en paneles solares puede ser alta, el ahorro a largo plazo en electricidad los convierte en una opción rentable para negocios con alto consumo energético, como gimnasios y fábricas.

Otras alternativas sostenibles:

• Contratos con comercializadoras de energía verde.
• Instalación de baterías para almacenar energía en horarios de menor coste.

Consejos finales para una gestión eficiente

• Realiza auditorías energéticas periódicas.
• Invierte en tecnología para monitoreo del consumo.
• Fomenta una cultura de eficiencia energética en tu equipo.
• Revisa y renegocia contratos con proveedores.

Conclusión

Evitar estos errores en la gestión de suministros puede marcar la diferencia para cualquier local comercial u oficina. No se trata solo de ahorrar dinero, sino de operar de manera más eficiente y sostenible. Implementando estas estrategias, los negocios pueden optimizar sus costos y mejorar su competitividad en el mercado.

¡Empieza hoy mismo a reducir gastos y hacer tu negocio más eficiente!

Preguntas frecuentes (FAQs)

1. ¿Cuánto puedo ahorrar al cambiar a iluminación LED?
   Cambiar a LED puede reducir el consumo de energía en un 70%.
2. ¿Qué tan rentable es instalar paneles solares para un negocio pequeño?
   Aunque el retorno de inversión puede tardar unos años, los beneficios a largo plazo son significativos.
3. ¿Cómo encuentro el mejor proveedor de internet para mi negocio?
   Compara tarifas y condiciones, y elige el plan que mejor se ajuste a tus necesidades.
4. ¿Es necesario capacitar al personal en temas de ahorro energético?
   Sí, involucrar al personal es clave para mantener prácticas de ahorro a largo plazo.
5. ¿Cada cuánto tiempo debo realizar una auditoría energética?
   Al menos una vez al año para identificar áreas de mejora y optimización.

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