¿Te preocupa la rentabilidad de tu restaurante? La gestión eficiente de los recursos de un restaurante y la reducción de gastos son clave para mantener un negocio próspero y competitivo.

En este artículo, desgranamos los principales gastos que enfrenta un restaurante y cómo reducirlos de manera efectiva, centrándonos en la importancia de una gestión optimizada de los suministros básicos. Además, destacamos la importancia del análisis de datos mediante soluciones tecnológicas.

Al utilizar una solución tecnológica como para la gestión de suministros en el sector HORECA, los gestores de un restaurante pueden reducir tanto el tiempo invertido como los costes operativos, lo que contribuye a aumentar su rentabilidad.

Tabla de gastos de un restaurante

El primer paso para reducir los gastos de un restaurante es entender en qué se está gastando el dinero. Los gastos operativos de un restaurante pueden dividirse en varias categorías principales:

1. Costes de alimentos y bebidas: Incluye la compra de ingredientes, bebidas alcohólicas y no alcohólicas, y otros suministros necesarios para la cocina.
2. Costes de personal: Sueldos, salarios, impuestos laborales y beneficios del personal.
3. Servicios o suministros básicos: Gastos de agua, gas y electricidad, entre otros.
4. Alquiler y mantenimiento: Costes del alquiler del local, mantenimiento de equipos y reparaciones.
5. Gastos de marketing y publicidad: Inversiones en publicidad y marketing para atraer a los clientes.
6. Costes de suministros y desechables: Productos de limpieza, utensilios de cocina, servilletas, envases, etc.

Dentro de estos gastos, los servicios o suministros básicos son imprescindibles y, aunque en ocasiones se consideran fijos, existen estrategias para gestionarlos de manera más eficiente y reducir su impacto en el presupuesto del restaurante.

Veámoslos a continuación. 

¿Cuánto gasta de agua un restaurante?

Reducir el consumo de agua puede influir considerablemente en los costes operativos, ya que, en promedio, el agua representa alrededor del 15% de las facturas en la mayoría de los establecimientos.

Si bien el gasto de agua en un restaurante puede variar considerablemente según el tipo de establecimiento, el tamaño, la cantidad de clientes, los procesos de cocina y limpieza, así como las prácticas de sostenibilidad implementadas, existen una serie de prácticas para ahorrar en el consumo del agua en restaurantes.

Según la Guía de Uso eficiente del agua en la ciudad, publicada por ecodes.org, el consumo de agua en un restaurante se estima en 30 litros por persona al día. Si la instalación es de tipo bar, los litros de agua consumidos por una persona diarios descienden a los 8 litros. 

Siguiendo con datos más globales, desde la Agencia de Protección Medioambiental se estima que la cocina y la limpieza representan el 52% de las áreas donde se hace un mayor consumo de agua en los restaurantes. Le siguen con un 31% el consumo de agua en los aseos, un 4% en la decoración y un 1% en refrigeración y calefacción.

Consejos para reducir el consumo de agua:

• Instalar grifos de bajo flujo y dispositivos de ahorro de agua: Estos dispositivos reducen el flujo de agua sin afectar la funcionalidad, lo que puede reducir significativamente el consumo.
• Revisar y reparar fugas de agua regularmente: Las fugas no detectadas pueden suponer un gasto innecesario.
• Capacitar al personal: Instruir al equipo de cocina y limpieza sobre prácticas de ahorro de agua, como cerrar los grifos cuando no se están utilizando.

‍

‍¿Cuánto gasta de luz y gas un restaurante?

‍La electricidad también representa una gran parte de los gastos operativos. Los electrodomésticos, las luces, el aire acondicionado y los sistemas de ventilación contribuyen al gasto energético.

Si hablamos de dimensiones de 30 metros cuadrados (dimensiones que tiene una cocina de media), estaríamos hablando de unos 30.000 kWh, cuya estimación económica estaría entre los 4.000 y los 8.000 euros anuales. El gasto mensual de luz en un restaurante sería entonces de entre los 300 y los 700 euros.

Si atendemos a un restaurante de aproximadamente 100 metros cuadrados, se estima que los costes anuales de electricidad y gas pueden ser elevados, aunque estos varían según las características específicas del local.

Por un lado, el consumo medio de electricidad en un restaurante de este tamaño suele situarse entre 30.000 y 50.000 kWh al año. Este nivel de consumo daría lugar a un gasto anual de entre 5.000 y 10.000 euros, según las tarifas de electricidad, la potencia contratada, y la eficiencia de los equipos.

Por otro lado, el consumo promedio del gas se encuentra entre 8.000 y 12.000 kWh al año. Este consumo de gas representa un coste adicional de aproximadamente 500 a 1.500 euros anuales.

En general, los gastos mensuales combinados de electricidad y gas para un restaurante de estas dimensiones oscilan los 500 y 1.000 euros al mes.

Consejos para reducir el consumo de luz y gas:

• Cambiar a iluminación LED: Las bombillas LED consumen hasta un 75% menos de energía y duran más que las bombillas incandescentes.
• Usar temporizadores y sensores de movimiento: Para garantizar que las luces y otros equipos eléctricos se utilicen solo cuando sea necesario.
• Mantener equipos eléctricos en buen estado: Equipos como refrigeradores y congeladores consumen más energía si no están en óptimas condiciones.

• Revisar y mantener los equipos de cocina regularmente: Equipos mal mantenidos consumen más energía.
• Optimizar los procesos de cocción: Utilizar técnicas de cocina eficientes, como cocinar con tapas para reducir el tiempo de cocción y aprovechar mejor el calor.
• Implementar tecnología para controlar los consumos: Esto permite controlar y prever el uso de recursos, ajustando las compras a la demanda real y evitando desperdicios.

Cómo gestionar y reducir los gastos de un restaurante‍

Reducir los gastos en un restaurante no solo implica recortar costes, sino también optimizar cómo se utilizan los recursos para obtener el máximo beneficio. A continuación, te ofrecemos algunas estrategias clave para una gestión más eficiente:

1. Realizar auditorías energéticas: Evaluar el consumo de energía, agua y gas regularmente para identificar áreas de mejora.
2. Negociar con proveedores: Mantener una buena relación con los proveedores y negociar precios puede resultar en ahorros significativos. En Polaroo, contamos con el equipo de expertos que trabaja continuamente en encontrar las mejores tarifas para cada caso particular, investigar sobre las últimas novedades en el mercado y gestionar cualquier incidencia o procesos administrativos con los proveedores.
3. Capacitar al personal: Un personal consciente del uso eficiente de recursos es crucial. Fomentar una cultura de ahorro dentro del equipo puede contribuir a reducir gastos de manera considerable.

‍Mejorar la gestión de suministros de un restaurante con el análisis de datos

Según el estudio “Uso de la inteligencia artificial y big data en las empresas españolas”, publicado por el ONTSI en 2023, más del 17% de las empresas cuentan con especialistas en nuevas tecnologías en sus plantillas y la IA va ganando más terreno en el mundo empresarial. Por ello, en un entorno competitivo como el de la hostelería, aprovechar al máximo los datos disponibles es fundamental para reducir costes y mejorar la eficiencia.

Existen una serie de ventajas en el análisis de datos en la hostelería que van desde la identificación de tendencias y patrones y la optimización de procesos, hasta la capacidad de poder personalizar y segmentar a los clientes para ajustar la oferta a sus preferencias. El análisis de datos además tiene el gran beneficio de detectar anomalías y evaluar el rendimiento de los recursos disponibles.

Para la gestión de los suministros básicos del local, Polaroo, ofrece una plataforma que extrae y centraliza las facturas de servicios como el agua, la luz, el gas, el internet, entre otros. A partir de ello, procesa los datos para permitir la visualización de la evolución de los consumos y los costes asociados a cada suministro.

Con este tipo de software se puede:

• Automatizar la facturación de suministros: Recopilando y digitalizando las facturas de los servicios de suministros, favoreciendo la estructuración y organización de datos.
• Monitorizar datos reales del consumo de agua, gas y electricidad: Identificando picos y valles en el uso de cada suministro y permitiendo la implementación de medidas correctivas.
• Controlar costes: Generar informes detallados sobre el consumo de recursos y los costes asociados, facilitando la toma de decisiones informadas.

‍Previsión y gestión de gastos en la gestión de suministros de un restaurante

TEIKIT, un servicio de comida japonesa a domicilio fundado en 2012 por Quim, Martín y Ramón, se ha consolidado como una marca innovadora en el competitivo mercado de la gastronomía japonesa. Con una oferta que combina sabores internacionales con una base japonesa, han sabido cómo capturar la atención de los amantes del sushi que buscan una experiencia moderna y fresca.

A medida que TEIKIT crecía, administrar los suministros esenciales como luz, agua y gas en cada uno de sus locales se volvió un reto complejo. La falta de centralización en la gestión de estos recursos no solo complicaba la optimización de operaciones, sino que también consumía tiempo y recursos valiosos, desviando la atención de aspectos estratégicos del negocio.

Para resolver este desafío, TEIKIT optó por implementar nuestro software de gestión como solución tecnológica especializada en la gestión de suministros para el sector HORECA. Así es como con la plataforma de Polaroo, pudieron centralizar y supervisar eficientemente el consumo de los suministros de todos sus locales. Esta herramienta permitió una visión detallada y unificada de los gastos, facilitando la toma de decisiones basadas en datos y la implementación de medidas de ahorro y optimización.

Los resultados obtenidos fueron muy notables en tan solo un año:

• Reducción de más de 560 horas de trabajo administrativo: Automatizar la gestión de suministros permitió ahorrar este tiempo, lo que brindó al equipo la oportunidad de enfocarse en mejorar la experiencia gastronómica y el servicio al cliente.
• Reducción de más de 34.000 euros en costes: La optimización de recursos también resultó en un ahorro de costes, mejorando la rentabilidad y sostenibilidad del negocio.

Con la integración de Polaroo, TEIKIT pudo mejorar su eficiencia operativa, y establecer una base sólida para un crecimiento sostenible en el competitivo mercado gastronómico de Barcelona. Este caso muestra cómo la tecnología adecuada puede transformar la gestión de un restaurante y potenciar su rentabilidad a largo plazo.