La gestión de suministros —electricidad, gas, agua, internet— siempre ha sido un área crítica para las empresas, pero pocas veces ha recibido la atención estratégica que merece. Y no es casualidad: el sector energético y de utilities es complejo, opaco y  técnico, lo que dificulta que las organizaciones entiendan con precisión qué están pagando y por qué.

Tras años trabajando junto a compañías de distintos tamaños y sectores, observamos un patrón que se repetía en todas: falta de visibilidad, control limitado y una enorme dependencia de procesos manuales. Facturas incompletas, datos inconsistentes, formatos imposibles de comparar y errores humanos en la digitación convertían la gestión de suministros en una tarea lenta, costosa y, para muchos, frustrante.

En Polaroo éramos conscientes de este desafío desde el inicio. Pero hace más de dos años comprendimos que, para resolverlo de manera estructural y a la escala que nuestros clientes necesitaban, debíamos construir algo completamente nuevo: una solución más robusta, escalable, flexible y capaz de manejar la complejidad real del mercado.

Así comenzó el camino hacia Polaroo 2.0 (Athena): un servicio que integra tecnología avanzada, datos fiables y el acompañamiento de un equipo experto para transformar la complejidad del sector en decisiones claras y accionables.

Y hoy, por primera vez, te contamos la historia detrás de esa transformación.

La complejidad oculta en una factura: el problema que nadie quiere asumir

Para la mayoría, una factura parece un documento simple: consumo, importe, forma de pago. Pero para quienes gestionan decenas o cientos de suministros, la factura es uno de los documentos más técnicos y menos estandarizados que existen.

Dentro de estos documentos hemos encontrado diversas casuísticas que dificultan su gestión y entendimiento: 

1. No existe un estándar real entre comercializadoras, cada una tiene su propio formato

Cada compañía cambia sus formatos constantemente, reorganiza conceptos y utiliza terminología propia. Esto hace que la extracción de datos no sea sencilla, la interpretación técnica requiera experiencia y la comparación entre proveedores sea compleja.

Según la Comisión Europea, el 79% de los consumidores en el sector energético no entiende completamente su factura debido a la complejidad del documento.

2. Digitación de facturas manual: Errores frecuentes y difícilmente detectables

En Polaroo hemos analizado miles de facturas y podemos afirmar que las inconsistencias son la norma, no la excepción. Entre los errores más comunes encontramos:

• Cargos duplicados
  
  
• Tarifas o potencias mal aplicadas
  
  
• Imputaciones erróneas en periodos de facturación
  
  
• Información incompleta o incoherente
  
  
• Cambios unilaterales que el cliente ni siquiera sabía que existían
  
  

Sin una estructura clara de datos, estos errores pasan desapercibidos durante años, generando pérdidas económicas significativas.

3. La falta de visibilidad impacta directamente en los costes operativos

Cuando la información no es precisa, las empresas pierden capacidad de negociación, retrasan decisiones estratégicas y asumen riesgos innecesarios por contratos vencidos o mal configurados. La ausencia de benchmarks actualizados impide saber si se está pagando un precio justo y dificulta optimizar consumos y potencias contratadas.

Para sectores como retail, gimnasios o hostelería, los suministros representan entre el 8% y el 18% de los costes operativos totales, por tanto, la optimización de estos servicios debería ser relevante.

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El gran problema de fondo: desconocimiento del mercado y cláusulas abusivas que pasan desapercibidas

A lo largo de los años, hemos detectado un desafío mayor que los errores operativos: el desconocimiento profundo sobre cómo funciona realmente el mercado energético y de suministros. Esta falta de información abre la puerta a decisiones incorrectas y a aceptar condiciones contractuales desfavorables.

Este desconocimiento provoca situaciones como:

1. Contratos mal entendidos (o directamente engañosos)

Hemos visto empresas firmar lo que creían que era una "tarifa fija", cuando en realidad era una tarifa fija indexada, con dos facturas al mes:

• Una factura base “fija”
  
  
• Un ajuste variable según el consumo real
  
  

Es decir: no era fija en absoluto.

2. Fianzas innecesarias o desproporcionadas

Algunos clientes con alto volumen de activos han aceptado fianzas muy superiores a lo que marca el mercado por desconocimiento o falta de benchmarks.

3. Servicios adicionales difíciles de cancelar

Algunas comercializadoras agregan:

• mantenimientos obligatorios,
  
  
• seguros innecesarios,
  
  
• servicios técnicos vinculados,
  
  
• “gestiones premium” de baja utilidad, y luego hacen extremadamente complejo darse de baja.

4. Cláusulas abusivas o poco transparentes

Períodos de permanencia poco razonables, penalizaciones mal explicadas, indexaciones ocultas… Todo esto termina en costes invisibles que una empresa no detecta hasta que es demasiado tarde.

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La realidad operativa: procesos manuales, errores humanos y horas perdidas

La mayoría de empresas sigue gestionando sus suministros como hace 20 años: introduciendo datos a mano en Excel, descargando facturas una a una, verificando periodos manualmente y detectando desviaciones “a ojo”.

Esto genera tres problemas críticos:

1. Errores humanos inevitables en la digitalización de facturas

Incluso los equipos más experimentados cometen fallos cuando deben procesar grandes volúmenes de información manualmente. Es un riesgo operacional sistémico.

2. Recursos destinados a tareas de bajo valor

Horas y horas invertidas en tareas repetitivas que la tecnología puede resolver en segundos. Tiempo que podría dedicarse a negociar mejores tarifas, a planificar, a optimizar.

3. Falta de control en la gestión de múltiples proveedores y contratos

La mayoría de clientes no tiene una visión clara sobre:

• La vigencia exacta de sus contratos.
  
  
• El impacto de las facturas estimadas y sus regularizaciones.
  
  
• Los costes reales que están pagando por consumo y/o potencia contratada.
  
  
• Cómo comparar los precios de sus suministros con los precios en el mercado.
  
  
• Como saber si una tarifa es buena para su negocio y está realmente alineada al perfil de consumo de cada inmueble en gestión.
  
  
• Como gestionar de forma efectiva las reclamaciones con proveedores de suministros.
  
  

La gestión de suministros se convierte, entonces, en un área reactiva, cuando debería ser estratégica. Aquí es donde la tecnología y el equipo humano de Polaroo cambian por completo el panorama.

Polaroo 2.0 (Athena): Tecnología avanzada + equipo experto

Frente a este panorama, y viendo la limitación que estaba alcanzando Polaroo 1.0, tomamos una decisión clave:

Crear la plataforma más precisa, escalable y adaptativa del mercado.

No se trataba de incluir IA por incluirla.
No se trataba de diseñar una interfaz más bonita.
Se trataba de resolver un problema real: dar estructura al caos del dato.

Durante más de dos años, nuestro equipo ha estado trabajando en:

• Un motor de ingestión de datos más potente,
  
  
• Un sistema de extracción mucho más preciso y resiliente a cambios,
  
  
• Un modelo que detecta inconsistencias automáticamente,
  
  
• Un pipeline de datos capaz de procesar miles de facturas en minutos,
  
  
• Un entorno capaz de adaptarse a cualquier tipo de cliente y de activo,
  
  
• Un producto modular, escalable y fácil de integrar
  
  

Polaroo 2.0 (Athena): es el resultado de esta visión.
Una solución 10× superior a todo lo que habíamos construido antes.

A diferencia de otras soluciones, en Polaroo creemos que la tecnología sin personas no es suficiente.

Y las personas sin tecnología tampoco.

Por eso, Polaroo 2.0 combina esta tecnología de punta con u equipo experto que gestiona, negocia y optimiza de verdad.

Aquí está el corazón de nuestro valor:

• Validamos contratos
  
  
• Detectamos cláusulas abusivas
  
  
• Gestionamos reclamaciones
  
  
• Acompañamos auditorías
  
  
• Preparamos análisis de optimización
  
  
• Comunicamos con comercializadoras para resolver incidencias
  
  

La tecnología nos da la capacidad,
pero el equipo humano es quien la convierte en valor.

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Datos reales, no en tiempo real: por qué esta diferencia importa

“Datos en tiempo real” se ha convertido en una frase que se usa sin pensar.
Pero en el sector energético y de suministros, el concepto correcto es otro:
datos reales, verificables y estructurados.

La clave no es recibirlos al instante, sino que cuando lleguen:

• sean precisos,
  
  
• estén normalizados,
  
  
• sean comparables,
  
  
• y permitan tomar decisiones.
  
  

Esto es exactamente lo que ofrece Polaroo 2.0 (Athena).
Un sistema diseñado para que las empresas basen sus operaciones en información fiable y auditable, no en estimaciones, intuiciones ni hojas de cálculo desactualizadas.

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Desde gimnasios hasta colivings: una plataforma creada para la diversidad del sector

Durante años hemos trabajado con empresas de múltiples sectores y con cientos de activos inmobiliarios distintos:

• Gimnasios
  
  
• Restaurantes
  
  
• Retail
  
  
• Coworkings
  
  
• Colivings
  
  
• Hoteles
  
  
• Viviendas de alquiler en corta, media y larga estancia
  
  
• Operadores multi-sede con decenas de contratos
  
  

Todos estos clientes compartían un problema:  sus necesidades eran demasiado diversas para un único modelo rígido.

Polaroo 1.0 funcionaba, pero no tenía la flexibilidad suficiente para adaptarse a tantos casos de uso, tarifas, reglas, prioridades y estructuras operativas.

Por eso Polaroo 2.0 se construyó con un principio: ser adaptativo y escalable.

Una plataforma capaz de ajustarse a cada tipo de empresa, a su volumen, a su complejidad y a su velocidad.

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Polaroo 2.0 (Athena): rápido, eficiente y hecho para asumir tu operación

Más allá de la extracción de datos, Polaroo 2.0 ofrece lo que el mercado pedía a gritos:

1. Datos más precisos y completos

Para detectar errores.
Para optimizar consumos.
Para negociar tarifas.
Para tomar decisiones.

2. Automatización real

Reduciendo tareas manuales que hoy consumen recursos valiosos.

3. Acompañamiento operativo

Nos encargamos de las gestiones, porque entendemos cómo se mueve el sector, cómo funcionan las comercializadoras y qué necesita cada tipo de empresa.

4. Escalabilidad sin fricción

Desde 10 activos hasta 10.000.
Desde una marca hasta múltiples unidades de negocio.

5. Robustez técnica para el futuro

Lo que antes era un límite, hoy es nuestro punto más fuerte.

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Conclusión: lo que viene con Polaroo 2.0 (Athena) cambiará la manera en que las empresas gestionan sus suministros

Polaroo 2.0 no es una evolución natural.
Es una versión completamente rediseñada para resolver, de raíz, los problemas que llevan años frenando al sector.

Más datos.
Más precisión.
Más control.
Más eficiencia.
Menos fricción.
Menos errores.
Menos costes invisibles.

Es la plataforma que construimos porque el mercado la necesitaba.
Porque nuestros clientes la pedían.
Y porque después de analizar miles de facturas y hablar con cientos de empresas, comprendimos que la única forma de avanzar era crear algo 10× mejor.

Y eso es exactamente lo que hemos hecho.

Eso es Polaroo 2.0.
La evolución necesaria para un mercado que exige transparencia, eficiencia y control. Y esto es solo el comienzo.

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Únete a la evolución de la gestión de suministros

Polaroo 2.0 está diseñado para transformar la forma en que las empresas gestionan sus contratos de suministros. Si quieres ser de los primeros en acceder a esta nueva generación de eficiencia, control y transparencia, te invitamos a unirte a nuestra lista de espera. 👉 Reserva tu lugar en la waitlist y sé el primero en descubrir todo lo que Polaroo 2.0 puede hacer por tu negocio.