Historia

Buenas Migas nació de un encuentro entre dos culturas y una pasión compartida por la buena comida. Patrick, un italiano de Génova, y Clare, una inglesa de Cornwall, se unieron con un objetivo en mente: compartir los secretos culinarios de sus respectivas regiones con el resto del mundo.

Su viaje los llevó a Barcelona, donde comenzaron la búsqueda del lugar perfecto para abrir una focacceria. En un momento decisivo, mientras descansaban en un banco en la Plaza del Bonsuccés, descubrieron un local disponible y eso les llevó a dar el primer paso hacia lo que se convertiría en una de las cadenas más queridas de Barcelona.

Así fue como en noviembre de 1998, Buenas Migas abrió las puertas de su primera tienda con un equipo de cinco personas. Desde entonces, la empresa ha crecido y mantenido la esencia de sus recetas originales, añadiendo nuevas creaciones. Hoy, Buenas Migas cuenta con varios locales en Barcelona y un equipo de más de 100 personas dedicadas a brindar experiencias culinarias únicas.

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El Desafío

El departamento de administración y contabilidad se encontraba con el desafío de gestionar grandes volúmenes de facturación y garantizar que toda la documentación estuviera en orden y fácilmente accesible. Ya que, a medida que el número de locales de Buenas Migas aumentaba, también lo hacían las complejidades asociadas con la gestión de suministros, contratos y facturas.

Cada local tenía diferentes proveedores, contratos específicos, y era esencial mantener un control eficiente de los gastos operativos para asegurar la rentabilidad del negocio.

La dispersión de facturas y documentos legales en diferentes formatos y plataformas hacía que el proceso fuera tedioso y susceptible a errores. Esto no solo aumentaba la carga de trabajo, sino que también dificultaba la toma de decisiones basadas en datos actualizados y precisos.

Fue en este contexto que Buenas Migas decidió buscar una solución que les permitiera optimizar su gestión de suministros y facturación, y encontraron en el software de Polaroo un buen aliado para ello.

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La Solución

Polaroo, con el software de gestión de suministros junto con el equipo de expertos, han jugado un papel importante en el departamento de administración y contabilidad de Buenas Migas, actuando como una solución integral para los desafíos que presentaban:

• Centralizar y automatizar la gestión: el software de Polaroo les permite centralizar y automatizar la gestión de todos los suministros básicos de los restaurantes.
• Acceder a los datos en un solo lugar: Uno de los aspectos más valorados por el equipo de Buenas Migas, es la facilidad con la que pueden acceder a todas sus facturas y documentos legales en un solo lugar.

“Lo que más nos gusta de Polaroo es la plataforma donde se encuentran todas nuestras facturas y podemos consultar cualquier periodo de cualquier proveedor. También valoramos la transparencia de tener en la misma plataforma los documentos legales como contratos e identificaciones”, Arianni Gonzalez, contable en Buenas Migas

• Contar con un servicio de atención personalizado: Además de la organización de la información con el software, en Polaroo también contamos con un servicio de atención personalizada, donde el equipo de expertos trabaja constantemente en resolver incidencias y buscar las mejores tarifas para las facturas de suministros. Esto ha permitido a Buenas Migas no solo ahorrar tiempo, sino también optimizar sus costes operativos, algo crucial en un sector tan competitivo como el de la restauración.

“Es una plataforma intuitiva y excelente, y la comunicación directa por correo electrónico y teléfono es muy efectiva”, continúa diciendo Arianni Gonzalez

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Resultados

Desde la implementación de Polaroo, Buenas Migas ha experimentado una notable mejoría en dos aspectos clave de la gestión de sus suministros y facturación:

• 1) La centralización de documentos y facturas ha simplificado la revisión y auditoría interna, reduciendo los tiempos de gestión, y permitiendo al equipo administrativo dedicar más tiempo a tareas estratégicas y menos a la gestión operativa.
• 2) El soporte constante del equipo de expertos en Polaroo, ha asegurado que Buenas Migas cuente con mejores tarifas para sus suministros, reduciendo costes y aumentando la eficiencia operativa.

Estos aspectos de mejora son especialmente importantes para mantener la competitividad en un mercado que exige no solo calidad en el producto, sino también una gestión eficiente de los recursos.

• En los últimos tres años, hemos gestionado exitosamente más de 800 facturas en sus 20 activos inmobiliarios, además de haber realizado diversos estudios de optimización, demostrando un compromiso continuo con la eficiencia y la mejora de su operación. Esto les ha supuesto un ahorro de 340 horas de trabajo.
• Concretamente, en los últimos seis meses, las gestiones realizadas por el equipo de expertos en Polaroo, han resultado en un ahorro significativo para el equipo de Buenas Migas, abordando problemas críticos como la reclamación por el mal funcionamiento de un contador en uno de sus locales, cuya resolución se prolongó durante meses, y coordinando la lectura real de facturas de agua estimada.
• Adicionalmente, se ha trabajado en el cambio de proveedores de electricidad, y realizado estudios detallados de propuestas de los suministros de la luz y gas, garantizando que sus activos consiguieran la mejor oferta disponible.
• También gestionamos con éxito una situación de emergencia debido a una inundación causada por un estallido de tubería, lo que requirió nuestra intervención de manera inmediata. Todo ello refleja nuestro enfoque proactivo y personalizado para satisfacer las necesidades específicas de cada caso.

El trabajo con el quipo de Buenas Migas y la implementación del software de Polaroo ha resultado en una excelente sinergia para facilitar la gestión diaria de la cadena de focaccerias, además de reducir tiempos en la gestión de suministros básicos y costes a través del análisis de datos del consumo de suministros. Todo este trabajo repercute en que ellos puedan enfocarse en lo que mejor saben hacer: ofrecer productos de alta calidad con el sabor auténtico que los ha caracterizado desde sus inicios.