En el sector del alquiler vacacional, la rentabilidad no solo depende del ingreso por noche, sino también del tiempo y esfuerzo necesario para generar cada euro. Mientras más propiedades se gestionen, más importante se vuelve la eficiencia operativa.

En este blog analizamos cuánto tiempo consume realmente gestionar una vivienda turística (VUT), qué tareas son las más críticas, y cómo optimizar recursos mediante tecnología, automatización y externalización inteligente.

El reto del tiempo:  ¿Cuánto tiempo requiere una VUT?

De acuerdo con nuestro estudio, se invierten en promedio entre 33 y 56 horas por mes por propiedad turística, pero esta cifra puede aumentar significativamente, llegando a las 80 horas al mes durante la temporada alta.

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El desglose del tiempo de gestión revela dónde se concentran los mayores esfuerzos:

• Gestión de huéspedes: Acapara el 45.5% del tiempo total.
• Gestión de reservas: Representa un 21%.
• Gestión de suministros: Ocupa un 18%.

El tiempo empleado puede variar según la ubicación, la eficiencia de los proveedores, la cantidad de suministros gestionados y la eficiencia de los procesos establecidos. Utilizar sistemas de automatización y herramientas de gestión de propiedades podría reducir este tiempo significativamente.

¿Dónde se gasta más tiempo?: Estimación de tiempo por tarea (por VUT)

A continuación se presenta una tabla resumen con las principales actividades que demanda la operación de una VUT, junto con su estimación de tiempo mensual y sus respectivos detalles:

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Consideraciones:

• Con alta automatización (self-check-in, channel managers, software de gestión, mensajes programados, etc) y estandarización de procesos es posible reducir hasta un 50% de la actividad operativa de una VUT.
• A medida que aumenta el volumen de VUTs gestionadas, muchas tareas administrativas y operativas se benefician de economías de escala, permitiendo una mayor eficiencia en la ejecución de procesos como la facturación, la gestión de reservas o la actualización de precios.
• Otras actividades como la limpieza, la coordinación con proveedores o la atención a incidencias tienden a escalar de forma proporcional, ya que dependen directamente del número de estancias y del mantenimiento individual de cada inmueble. Por ello, resulta fundamental analizar en detalle qué tareas consumen más tiempo y cuáles aportan menos valor directo al huésped.
• Esta segmentación permite enfocar los recursos en lo que realmente marca la diferencia en la experiencia del cliente y, al mismo tiempo, identificar oportunidades de automatización o externalización que reduzcan costes sin comprometer la calidad del servicio.

La gestión de suministros: Un héroe silencioso del ahorro

Una de las tareas más infravaloradas, pero críticas, es la gestión de suministros básicos (luz, gas, agua, internet). Aunque aparentemente simple, esta actividad consume más tiempo del que parece, sobre todo cuando se gestionan múltiples propiedades.

Estimación de tiempo mensual dedicado a suministros:

Este tiempo corresponde a una estimación basada en una gestión manual de los procesos, y puede aumentar significativamente en casos como: la existencia de proveedores distintos por propiedad, la gestión de altas, bajas o modificaciones de tarifas, o la aparición de facturas erróneas y reclamaciones.

Automatizar la gestión operativa y centralizar la información de facturas permite liberar tiempo del gestor, optimizar recursos y escalar la rentabilidad de cada propiedad turística.

Plataformas como Polaroo permiten externalizar completamente la gestión de suministros, ahorrando tanto tiempo como costes operativos. Al centralizar todos los servicios básicos en un solo panel, los gestores reducen carga operativa y errores administrativos.

Soluciones para liberar tiempo: automatización y tecnología

Uno de los mayores retos en la gestión de una VUT es la fragmentación operativa: múltiples proveedores de suministros, procesos manuales para la recopilación y verificación de facturas, conciliaciones contables repetitivas y falta de visibilidad en los costes reales. Esta dispersión no solo consume tiempo, sino que también incrementa el riesgo de errores, sobrecostes y oportunidades de ahorro desaprovechadas.

En este contexto, herramientas como Polaroo ofrecen una solución integral que permite:

• Un solo punto de contacto para luz, agua, gas, internet y mantenimiento.

• Panel digital con facturas y consumos organizados por propiedad y periodo.

• Ahorro medio de hasta un 40% en costes gracias a negociación de tarifas y optimización.

• Delegación total de gestiones: reclamaciones, incidencias, cambios de contrato, informes contables.

Para gestores de una o varias VUTs, el valor añadido de Polaroo es doble: por un lado, se reducen de forma tangible las horas dedicadas a tareas administrativas (facturación, conciliación, seguimiento de pagos); por otro, se incrementa la eficiencia financiera al poder comparar proveedores, renegociar condiciones y detectar oportunidades de ahorro que suelen pasar desapercibidas.

Caso de Éxito: AB Apartment Barcelona y Polaroo

AB Apartment Barcelona, una agencia líder que gestiona más de 700 propiedades, confió en Polaroo para centralizar su gestión de suministros y logró reducir gastos, ahorrar tiempo y mejorar su eficiencia operativa.

Como resultado, AB Apartment Barcelona ha ahorrado 20.000€ y 1.122 horas, logrando una eficiencia del 85%. Carlos Altamirano, del Dpto. de Contabilidad de AB Apartment Barcelona, destaca que "El uso de Polaroo nos facilita el cálculo de suministros y podemos tener disponibles las facturas con facilidad, evitando entrar a cada proveedor para descargarlas".

¡Libera tu tiempo y potencia tu rentabilidad!

En un mercado tan competitivo, cada minuto cuenta. Con Polaroo, puedes transformar la gestión de tu vivienda turística, liberando tiempo valioso para enfocarte en lo que realmente importa: ofrecer una experiencia excepcional a tus huéspedes y hacer crecer tu negocio. Descubre cómo podemos ayudarte a optimizar tus operaciones y escalar tu rentabilidad hoy mismo.